Hoe je intern een softwareoplossing pitcht

Je team is overtuigd van de voordelen van een software tool. Als team zijn jullie het erover eens dat het een positieve impact zal hebben op de organisatie. Maar dan ben je er natuurlijk nog niet.

Je zult het management of bestuur ook moeten overtuigen. En dat is niet eenvoudig. Een product pitchen is niet iets wat je dagelijks doet. Het betekent ook dat je extra tijd moet investeren, naast je reguliere taken. Daarom help ik je een handje. In dit artikel leg ik uit hoe je het maken van een business case het beste kunt aanpakken. Met Brand Portal software als voorbeeld natuurlijk 😉.

Waarom een business case

Het doel van een business case is het verkrijgen van draagvlak en goedkeuring voor een project of aankoop. De goedkeuring gaat met name om: het budget, de inzet van middelen (bijv. arbeidsuren) en toepassing van het product. Daarnaast zorgt het dat iedereen op dezelfde lijn zit en daardoor dezelfde verwachtingen heeft.

Stakeholders management

Stakeholders overtuigen is het belangrijkste onderdeel van je business case. Ze zorgen voor het draagvlak. Probeer hen daarom zorgvuldig in kaart te brengen. Vervolgens kun je de argumentatie op hun behoeften afstemmen. 

De directie hebben we al benoemd. Het communicatieteam is uiteraard een belangrijke stakeholder. Maar ook inkoop is essentieel. Ze zijn doorgaans de ‘’koper’’ van het product. Vaak hebben ze standaardprocedures voor het inkopen van producten of diensten. Haak hen daarom in een vroeg stadium al aan. Het is erg zonde en vervelend als je al veel tijd hebt geïnvesteerd in de oriëntatie, maar vervolgens blijkt dat je drie leveranciers had moeten beoordelen, of dat er geen budget beschikbaar is. 

Een derde belangrijke stakeholder is IT. Ook zij zullen standaard eisen hebben voor nieuwe software tooling. Zij bepalen welke positie de tool heeft ten opzichte van de al aanwezige systemen. Vaak is er al een Sharepoint of ander soort intranet. Lees in dit artikel meer over de verschillen tussen een intranetoplossing en een Brand Portal. IT zal o.a. kritisch kijken naar de reden om "weer een extra applicatie" in gebruik te nemen. 

Tip: vraag aan je (potentiële) leverancier welke koppelingen mogelijk zijn vanuit de softwareoplossing.

De onderbouwing 

Begin eerst met een korte maar krachtige onderbouwing. Dit kan schriftelijk, maar het introduceren van nieuwe software werkt beter via een mondelinge presentatie.

Beantwoord minimaal de volgende vragen in je argumentatie:

• Wat zijn de problemen die we ervaren?

• Waarom moeten we dit nu oplossen? Wat is het risico als we doorgaan met de huidige werkwijze?

• Waarom deze oplossing?

• Waarom dit product/leverancier?

• Korte omschrijving van de oplossing, wat is het en wat doet het?
  
  

Uitwerken van de kosten 

De kosten zijn natuurlijk een belangrijk onderdeel van je pitch. De kosten drukken we uit in tijd en geld. In dit onderdeel heb ik het over directe kosten en indirecte kosten. Ook wel harde en zachte kosten genoemd. 

Indirecte kosten die je als organisatie moet maken bij de ingebruikname van een Brand Portal oplossing zijn:

1. Educatie en training

De eindgebruiker heeft geen training nodig om de tool te kunnen gebruiken. Toch is het belangrijk om hen op weg te helpen. Je organisatie neemt namelijk een nieuwe werkwijze in gebruik. Dat zorgt altijd voor organisatie specifieke vragen.

Je wil bijvoorbeeld duidelijk maken dat men in het vervolg afbeeldingen uit de mediabank gebruiken kan i.p.v. hun eigen lokale opslag. En dat de huisstijlrichtlijnen in het portaal nu leidend zijn i.p.v. die in de lokale pdf-gids. Of men wil zelf een foto toevoegen, maar heeft daar onvoldoende rechten voor. Wie kunnen ze daarover contacten? En zo zijn er nog meer mogelijke vragen te bedenken. De antwoorden op deze vragen kun je opnemen in het Helpcentrum van het portaal.

2. Content vulling

Afgezien van de functionaliteit krijg je het portaal ‘’leeg’’ opgeleverd. Je kunt het portaal dus helemaal zelf vullen met eigen content. Vaak is deze content al beschikbaar. Denk aan huisstijl richtlijnen of mediabestanden zoals afbeeldingen. Dit kun je eenvoudig overzetten. Dit geldt ook voor de templates. Weliswaar moeten de templates nieuw worden ingesteld, maar het design van de templates wordt doorgaans gebaseerd op bestaande ontwerpen.  

Waar voornamelijk de meeste tijd in gaat zitten is: keuzes maken. Wil je alle content uit de huidige huisstijlgids overnemen? Of moeten alleen de essentiële onderwerpen worden beschreven? En welke metadata wil je vastleggen als een afbeelding aan de mediabank wordt toegevoegd? Hoe categoriseer je de templates, zodat iedereen snel bij het juiste template is? Welke gebruikersgroepen mogen onderdelen wel/niet zien? Allemaal keuzes die invloed hebben op de adoptiesnelheid van de gebruiksgroep. Inclusief overlegtijd over en weer, is dit het meest intensieve onderdeel van de implementatie. Als je dit snel en effectief aanpakt, heb je binnen no-time een kant & klare portal staan. 

3. Adoptie

Het portaal is inmiddels gevuld met materiaal en content. Het volgende doel is om je collega’s de tool te laten gebruiken. Ze moeten dus een nieuwe werkwijze aannemen. Dit bepaalt het echte succes van het portaal. In deze fase ga je communicatie opstellen om de gebruikersgroep kennis te laten maken met het systeem.

4. Het gebruik

Enerzijds is het doel om veel terugkerende bezoekers te krijgen, maar anderzijds wil je voorkomen dat ze een lange aaneengesloten tijd in de portal zijn. Want hoe sneller je het juiste bestand vindt of een uiting gemaakt hebt, hoe sneller je weer verder kunt met je werk. Dus hier komt de tijdsbesparing in terug. Het resultaat is dat jullie minder tijd doorbrengen in het portaal dan in Sharepoint, intranet, InDesign, Word of een ander voorganger systeem. 

Uiteraard zullen de beheerders van het portaal wat meer tijd in het portaal doorbrengen. Typische beheerderstaken zijn:

• Aanpassingen doorvoeren in de digitale huisstijlgids;

• Fotografie uploaden/goedkeuren voor de mediabank;

• Templates aanpassen of deactiveren. 

De directe kosten

De offerte 

Dit zijn de kosten die op de offerte staan vermeld. Wanneer jouw voorstel een akkoord krijgt, wordt het opgenomen in het jaarbudget. Communiceer daarom de jaarlijkse kosten naar het management. Dit is het maandelijkse bedrag x twaalf plus de eenmalige implementatiekosten. De investering wordt dus lager in het tweede jaar omdat de eenmalige kosten dan wegvallen.

Rendement uitwerken (ROI)

Het is essentieel om de te maken kosten te beargumenteren. In het begin van de business case heb je al wat resultaten toegelicht. Dit zijn bijvoorbeeld: zelfredzaamheid, een communicatieve organisatie, meer grip en controle, consistent merk & huisstijl gebruikt enzovoorts. Maar om je management te overtuigen zijn de meetbare resultaten net zo belangrijk. Dit zijn de voordelen die je kunt uitdrukken in tijd en geld. Voor bijvoorbeeld een brand & communicatie portal zijn dit meetbare resultaten:

• Vermijden externe bureau kosten. Je kunt 60%  van al het vormgeef/opmaak werk met templates realiseren. Dit kan al snel 1.0 FTE besparing opleveren. Voor slechts 40% zul je creatieve/conceptuele vormgeving nodig hebben. Als je al zelden gebruik maakt van een designbureau en dus alles intern opmaakt, dan kun je die 60% tot 70% als directe tijdsbesparing op interne communicatie uren gebruiken. Let op, vraag bij je (potentiële) Brand Portal leverancier na of je de templates zelf kan bouwen en in het systeem zetten, of dat je de leverancier daarvoor nodig hebt.

• Optimaal gebruik bestaande fotografie en middelen. Veel kostbaar materiaal gaat verloren of wordt maar door een klein deel van de organisatie gebruikt. Door gebrek aan geautomatiseerd recycle/lifecycle management wordt er in 62% van de gevallen onnodig nieuw materiaal besteld of gemaakt.

• Handmatige taken verminderen of verkorten, zoals het zoeken van mediabestanden – uploaden, beheren en delen van fotografie - opmaken in Word of InDesign. Zo bespaart een communicatiemedewerker gemiddeld 30% tijd dankzij een goed georganiseerde mediabank. Voor een reguliere medewerker is dat 10% tot 15%. 

• Verminderen afhankelijkheid vormgever en het aantal ''processchijven''. Naast een lange doorlooptijd zorgt dit voor een kwetsbaar proces, vooral als een schakel wegvalt (vacature). 

Hopelijk helpt het je verder. Als je hierover eens van gedachten wil wisselen, reserveer gerust een momentje in mijn agenda.