Een Brand Portal of Communicatieshop. Je hebt er misschien wel eens van gehoord of iets van gezien. Dan zul je je ook hebben afgevraagd of het geschikt is voor jouw organisatie. Mogelijk is er al een Sharepoint of een ander soort intranet, of wordt aanschaf overwogen. Sharepoint is de meest genoemde optie voor content & asset beheer. Daarom help ik je via dit artikel duidelijkheid te creëren over wat het beste bij je organisatie past.
Doel van de oplossing
Sharepoint
Sharepoint wordt omgeschreven als een online platform om kennis en informatie te beheren en te delen. Om zo samenwerking en transformatie te stimuleren. Met de veelzijdige CMS (Content Management) -functionaliteit kun je eenvoudig informatie communiceren. Met het uitgebreide documentmanagement kun je efficiënt samenwerken aan documenten.
Brand portal
Het doel van een Brand/ Communicatie Portal is om iedereen in de organisatie tools te bieden, zodat ze herkenbare en professionele content kunnen maken. Je leest in dit artikel meer over de vijf kernfunctionaliteiten van een brand portal.
De CMS-functionaliteit is uitermate geschikt voor het vastleggen van merk, huisstijl of andere communicatierichtlijnen. Terwijl de Mediabank erg handig is voor het beheren en ontsluiten van grote hoeveelheden mediabestanden. Om richtlijnen en mediabestanden direct toe te passen in content is de templatestudio ideaal. .
Functies voor: vastleggen van richtlijnen & informatie
Op dit onderdeel zijn de meeste overeenkomsten. Zowel Sharepoint als een Brand Portal bieden een CMS-functionaliteit, toch is er een klein verschil. Het CMS van Sharepoint is algemeen, vergelijkbaar met een website CMS. De CMS-functionaliteit van een Brand Portal is gespecialiseerd in het invoeren van merk & huisstijl richtlijnen.
Dus beide tools bieden de mogelijkheid om webpagina’s op te bouwen. Maar een Brand Portal biedt extra opties voor huisstijl vastlegging d.m.v. stijlelementen zoals: kleurenkaart, logobank, fonts etc. Dit geeft een professionele uitstraling voor de lezer.
Het belangrijkste verschil tussen beide opties is dat je met een brand portal externen, zoals bureaus en drukkers, makkelijk een gast account kan geven. Permanent of tijdelijk. Zij kunnen dan in de Brand Portal zonder dat ze een bedrijfsaccount nodig hebben. Met Sharepoint werkt dit vaak omslachtig.
Functies voor: opslaan beheren en delen van assets*
In Sharepoint is het mogelijk om fotografie, video, logo en dergelijke mediabestanden op te slaan. Dit kan via een functionaliteit die vergelijkbaar is met je hardeschijf verkenner. De bekende mappenstructuur dus.
Met een Brand Portal ga je weg van de mappenstructuur. In plaats daarvan wordt gebruik gemaakt van een uitgebreide metadatastructuur. Hierdoor kun je met specifieke zoekfilters en geavanceerde zoekmachine functionaliteit snel de juiste bestanden vinden. Het eindeloos speuren door allerlei mappen is verleden tijd. Voor beheerders van de Brand Portal is het ideaal, omdat je de metadatastructuur kan inzetten om controle te houden. Bijvoorbeeld door met automatisch afloopdata van fotografie te werken, of beelden enkel aan een specifieke gebruikersgroep te ontsluiten.
Functies voor: toepassing** van richtlijnen
Dit onderdeel ontbreekt bij een Sharepoint. Lees hier meer over Brand Portal tooling waarmee je eenvoudig on-brand uitingen kan maken, zonder design skills. Hier vind je meer over het publiceren van online content vanuit de Brand Portal.
Conclusie
Een Brand Portal en Sharepoint zouden elkaar niet moeten vervangen maar aanvullen. Een Sharepoint is vaak onmisbaar in je organisatie. Vooral met van delen van bedrijfsinformatie en samenwerken aan officedocumenten. Maar om herkenbare en professionele communicatie te realiseren vanuit elke positie, schiet een Sharepoint tekort. Dus alle merkbouwstenen om content te maken kun je het beste onderbrengen in een Brand Portal. Dit zijn de drie belangrijkste conclusies:
Sharepoint biedt basis functionaliteiten om informatie en bestanden eenvoudig te delen met je organisatie. Het is voldoende als je het intranet helemaal goed kent en altijd precies weet wat je zoekt. Maar als je niet precies weet waar je naar opzoek bent of waar je moet zijn, dan kan het erg frustrerend en tijdrovend zijn. Daarnaast is het voor de beheerders een flinke en continue klus om de hele bibliotheek AVG-proof te houden.
Je wil collega’s niet remmen in hun enthousiasme om namens de organisatie te communiceren. Daarom wil je waarschijnlijk alleen de content tonen die voor hen relevant is. Bovendien is het erg foutgevoelig als iedereen rechten heeft om alles te gebruiken en/of aan te passen. Sharepoint heeft een rechten & rollen structuur. Maar bij een Brand Portal kan je dat fijnmazig instellen per pagina, beeld of template. Daarnaast bevat een Brand Portal workflows voor goedkeuring en reviewen.
Het beschikbaar stellen richtlijnen en bestanden geeft nog geen garantie dat ze goed worden toegepast. Office sjablonen zijn namelijk erg foutgevoelig, en laten collega’s nog te veel zwemmen in de mogelijkheden. Vooral lastig als je geen communicatieachtergrond hebt. Met slimme huisstijltemplates uit de Brand Portal faciliteer je ze optimaal.
TIP: Zet een Sharepoint Connector in van je Brand Portal oplossing. Als men in Sharepoint zoekt op iets wat eigenlijk in de brand portal staat, worden die resultaten wel getoond via een link naar de Brand Portal. Handig!
Hierboven vind je een schematische vergelijking van de belangrijkste features. Zo kun je concreet de verschillen tussen beide systemen duiden. Wil je hier eens over doorpraten? Je kan hier altijd een momentje plannen!
‘’Wist je dat een Brand Portal gemiddeld 25 tot 30 % tijdsbesparing oplevert voor een marketingcommunicatie professional. Als men ook aan de slag gaat met een template module dan blijft het hier niet bij. Het blijkt dat maar liefst 68% van communicatiemiddelen reproductief zijn. Ideaal om om te zetten naar templates dus!"
* bestanden zoals fotografie, video, pictogrammen, gemaakte middelen enz.
** merk & huisstijlrichtlijnen komen tot uiting in middelen zoals drukwerk of social posts. Om dit correct en uniform toe te passen is template technologie ontwikkeld.