ID Resources

Ook dit jaar stond weer de jaarlijkse externe ISO27001 audit voor de deur. Hèt kwaliteitskeurmerk, waarmee we bewijzen dat we voldoen aan de meest recente eisen rondom informatiebeveiliging. Blozende wangen kregen we toen we het positieve oordeel van de auditor te horen kregen. We zijn glansrijk door de audit heen gekomen.

Security Officer Marcel Braakman, verantwoordelijk voor het ISO-traject binnen Capital ID: ‘Het blijft toch altijd een spannend moment, waar je het hele jaar naartoe werkt. Een zogenaamde ‘dubbel nul score’ (geen enkele aantekening of aanbeveling) is dan een absolute kroon op het werk. Niet alleen voor het ISO-team, maar ook voor de rest van de collega’s. Mooi om te zien hoe de betrokkenheid en aandacht voor informatiebeveiliging op alle afdelingen te vinden is. Dit zorgt ervoor dat onze klanten met een gerust hart gebruik kunnen maken van onze software en hun gegevens worden beschermd volgens geldende regelgeving en actuele beveiligingsnormen’ Lees hier meer over wat onze ISO-certificering voor onze klanten betekent.

Tijdens de audit zijn verschillende processen en systemen zijn door de auditor van Kiwa onder de loep genomen. Collega’s van onder andere de afdelingen IT, HR, Finance en Marketing zijn tijdens de twee dagen durende audit geïnterviewd, het geschreven beleid is getoetst en de werkprocessen gereviewed. Met overtuiging is het certificaat verlengd met een jaar met, onder andere als highlights:

• Er is goed nagedacht over inrichting van systemen en de consequenties van bepaalde keuzes;
• Groot besef van vertrouwelijkheid en besef van bescherming van eigen informatie;
• Enthousiasme over eigen vak bij ondervraagde medewerkers;
  Meteen denken in oplossingen: daadkracht.

Ook dit jaar werden we weer bijgestaan door consultant Jeroen Reinders van Kader Advies. Na afloop feliciteerde hij ons met het behaalde best mogelijke resultaat, de dubbele nul.

Jeroen: ‘Natuurlijk kan het altijd nóg beter, maar sta af en toe ook stil bij wat je bereikt hebt en wees daar trots op!’ Dit is toch wel typerend voor onze aanpak: we willen continue blijven verbeteren. Maar Jeroen heeft natuurlijk volkomen gelijk: we mogen best even stilstaan bij onze prestaties. We zijn er namelijk super trots op!

Een Communicatieshop, Brand Management systeem, Communicatieportaal, Marketingplatform, Huisstijl platform of Brand Portal. Wat moet je ermee?

De digitale ‘’oplossingen’’ vliegen je tegenwoordig om de oren. Je hebt geen tijd om alles goed te bekijken. Daarom helpen we jou als marketingcommunicatie specialist een handje.

Met dit artikel kan je in 2 minuten vaststellen of een Brand Portal waardevol is voor jouw organisatie. 

Bij elke organisatie komt ‘het merk’ in andere gedaantes. Het merk heeft bij multinationals inmiddels een belangrijke plek verworven in de boardroom. Maar ook bij andere sectoren als gemeenten, overheden, zorg en B2B kan je spreken van het merk. Alhoewel dat toch vaak wordt vergeten.

De beste match voor een Brand Portal is met een organisatie van enige omvang. Hoe groter je organisatie, op hoe meer stakeholders je merk invloed heeft en met het merk werken, maar ook des lastiger om regie over je merk te houden.

BORG JOUW SKILLS EN VAARDIGHEDEN VOOR COLLEGA'S
Als marketingcommunicatie specialist heb je de vaardigheden om, via jouw content, het merk en haar boodschap te versterken. Maar je collega’s hebben die vaardigheden en het inzicht niet altijd. Toch zijn zij ook afzenders van communicatiemateriaal. Denk aan recruiters, intermediairs, lokaal zorg personeel, bureaus, adviseurs enz.

Help collega's 'merkwaardige' uitingen de wereld in te sturen
De vuistregel luidt: alle touchpoints van je organisatie opgeteld is de merkbeleving. Als je collega’s uitingen de wereld insturen die niet ‘’merkwaardig’’ zijn, blijft het dus dweilen met de kraan open. Naast merk-schade kan het ook juridische of PR schade opleveren. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand vergeet een disclaimer te plaatsen of verkeerde afbeelding gebruikt.

10 SIGNALEN DAT JE WÉL EEN DIGITALE COMMUNICATIESHOP NODIG HEBT
We hebben net vastgesteld dat elke organisatie van enige omvang te maken heeft met het merk. Wanneer wordt merk-software dan relevant voor je organisatie? Hieronder heb ik 10 signalen uiteengezet. Met dank aan alle merken waar we de afgelopen jaren mee hebben samen mogen werken.

1. ‘’Tof dat je ons team komt versterken! Alle informatie over de merk- & organisatierichtlijnen vind je op (H schijf > afdelingen > marketing > marketing content> jaar > huisstijl> huisstijlgids (date modified 14/04/2014).’’  Je huisstijl gids zover wegstoppen werkt niet echt inspirerend… en zet daardoor niet aan om het te gebruiken.

2. Schrik jij weleens van het logo- en beeldgebruik in de PowerPoints van accountmanagers, recruiters etc? Als marcom specialist heb je dat zelf in de hand. Zij hebben hier geen kaas van gegeten, jij wel. Geef ze zijwieltjes.

3. Besteed je teveel tijd aan 1e lijns huisstijl vragen? Zoals het doorsturen van logos, bronbestanden, InDesign files of het communiceren van veranderingen.

4. Besteed je teveel tijd aan het zoeken naar de juiste beelden en bestanden? Om nog maar niet te spreken van de bijbehorende figuranten & rechten overeenkomsten, content eigenaar, fotograaf enz.

5. Vind je het vervelend om de vormgever of InDesign collega steeds te bestoken met vragen en verzoeken voor aanpassingen en hulp? En nog vervelender om daar lang op te wachten?

6. Huisstijl, merk en design richtlijnen toepassen is een verplicht nummer. Je zou het liefst content creëren zonder aandacht te besteden aan vorm en huisstijl.

7. Rond je liever communicatiemateriaal in een uur af, in plaats van dagen?

8. Ben je liever communicatie aan het creëren dan coördineren?

9. De werkdruk op jou en je communicatieteam is te hoog. Alle verzoeken voor uitingen zijn nauwelijks bij te benen.

10. Vraag jij jezelf weleens af, moet die uiting voor zo’n kleine aanpassing per se weer helemaal terug naar de ’tekentafel’?

Klik hier om de software een keer live te kunnen zien!

Met een veelzijdig merkplatform faciliteer je verschillende interne en externe doelgroepen op één centrale plek. Een mooie ambitie, maar je loopt gelijk tegen praktische problemen aan; wat voor de ene doelgroep relevant is, is voor een andere ruis. In dit artikel lees je hoe je er toch voor kunt zorgen dat de content en bevoegdheden in zo’n portaal toegespitst zijn op de verschillende doelgroepen.

ROLLEN EN RECHTEN BIEDEN UITKOMST
Met een merkplatform ook wel Brand Portal, faciliteer je eenduidige merkcommunicatie. Mocht je willen weten waar je zo'n portal nog meer voor kunt inzetten, lees het blog waarin we vijf kernfunctionaliteiten van Brand Portals  bespraken dan even.

Naast deze functionaliteiten biedt moderne Brand Portal software je de mogelijkheid om te werken met zogenaamde rollen. Aan iedere rol zijn rechten verbonden en je bepaalt ermee wat iemand wel of niet mag doen of kan zien. Die rechten bepalen bijvoorbeeld of iemand:

• bepaalde groepen foto’s, video’s of audio mag zien;
• gebruik mag maken van functionaliteit in de portal;
• content mag beheren.

Zo is iemand met de rol admin, niet alleen bevoegd om pagina’s en teksten in de portal te wijzigen, maar kan hij of zij ook accounts van andere gebruikers beheren.

Een ander voorbeeld uit de praktijk is die van de rol medewerker. Deze interne collega’s mogen bijvoorbeeld middelen uit de Mediabank bekijken en downloaden. Ook is er een set templates beschikbaar waarmee social posts kunnen worden gemaakt voor hun privé accounts.

ROLLEN STAPELEN VOOR MEER BEVOEGDHEDEN
De basis bevoegdheden die je met de rol ‘Medewerker’ hebt zijn verder uit te breiden als dat nodig is. Door meerdere rollen aan een account toe te kennen verhoog je de ‘security clearance’, zoals ze dat bij de FBI zo mooi zeggen.

Als marketing- of communicatiemedewerker bijvoorbeeld heb je aanvullende machtigingen. Naast de eenvoudige templates die iedere medewerker mag gebruiken heb je ook toegang tot complexere middelen zoals brochures en flyers. Naast het downloaden van gemaakte middelen mag je deze ook bestellen bij de drukker en posts mag je niet alleen op je privé account plaatsten, maar ook op het corporate kanaal.

Een medewerker die verantwoordelijk is voor het organiseren van evenementen krijgt daarnaast ook de rol ‘Event manager’, waardoor hij toegang heeft tot de event management functionaliteit van het platform. Zo kan je door rollen te stapelen heel precies bepalen wie welke content, ziet en mag downloaden en welke functionaliteit er gebruikt mag worden.

RELEVANTIE IS KEY
Om de portal zo efficiënt mogelijk in te zetten is het zinvol om na te denken over de informatiebehoefte van de specifieke doelgroepen. Onze portals leveren we op met een rollen en rechten structuur die voor de meeste organisaties voor 80% passend is. Mochten er aanvullende wensen zijn dan helpt een Solutions Consultant deze in kaart te brengen. Er zullen dan een of meerdere rollen met bijbehorende bevoegdheden worden aangemaakt. Zo hebben al die doelgroepen, intern en extern veilig toegang tot middelen en functionaliteit die voor hun functies relevant zijn.

MAAR WAT IS RELEVANT VOOR WIE?
Hoe bepaal je nou wat relevant is voor wie? Ik ben zelf fan van het Value Proposition Canvas van Osterwalder. In de volgende blog lees je hoe je dit model inzet om per doelgroep een scherpe waardepropositie op te stellen, zodat je precies weet welke informatiebehoefte er is en welke functionaliteit jouw collega's het meest helpt bij de uitvoer van hun werk.

Hoe staat de huisstijl van jouw organisatie ervoor? Kom jij wel eens uitingen 'in het wild' tegen die zacht gezegd wel iets beter kunnen? Zet het belang van een sterk merk dan op de agenda, want alleen samen kun je hier een verbeterslag in aanbrengen. 

DRIE STAPPEN OM DE SITUATIE IN KAART TE BRENGEN

Een mooie manier om bewustzijn rondom de huisstijl te creëren is om een 'Wall of fame' op te stellen. Dit doe je in 3 stappen:

• Verzamel niet alleen uitingen van de marketing- of communicatie-afdeling, maar uit alle lagen van de organisatie. Denk aan offertes, e-mails, jaarverslagen, flyers en social posts;
• Plaats de uitingen op een whiteboard of een tool als Figma of Miro (download hier het template dat we vast voor voor je gemaakt hebben). Zo kun je makkelijker zien of er 'lijn' in de uitingen zit, of dat het een ratjetoe is. Houd er rekening mee dat mensen hun ziel en zaligheid in sommige uitingen hebben gelegd, dus probeer ze als het even kan te bewerken, zodat niet direct duidelijk is wie het middel heeft gemaakt;
• Verzamel interne stakeholders voor een meeting en bepaal met elkaar welke uitingen in lijn zijn met de gewenste uitstraling van jullie organisatie. Om ervoor te zorgen dat het merk op de agenda komt en blijft, is het belangrijk om de support te hebben van management en directie. Betrek hen dus bij het proces. 

Zo'n sessie zorgt voor duidelijkheid; je bepaalt met elkaar hoe jouw organisatie naar buiten moet treden. Er wordt duidelijk waar de verbeterpunten liggen. Daarnaast is het een krachtig instrument om meer urgentie te bewerkstelligen. De vervolgstap is om samen tot een plan van aanpak te komen. Office sjablonen kunnen een mooie eerste stap zijn, maar ook brand portal software kan een uitstekende manier zijn om de kwaliteit van communicatiemiddelen te vergroten.

Ga jij de kwaliteit van middelen in jouw organisatie in kaart brengen, of zoek je een oplossing om de kwaliteit te borgen? We delen graag onze ervaring met je en denken graag met je mee. Plan gerust een korte inspiratiesessie of download ons kant-en-klare canvas.

BRAND COMMUNITY: DE STAKEHOLDERS VAN JE MERK

Als we naar merken kijken zien we drie grote groepen die direct invloed hebben op je merk:

• Externe experts (designers, reclamebureaus en journalisten).

• Influencers, hoewel ze het zichtbaarst zijn in de B2C-markt, zie je ze ook meer en meer in de B2B-markt. Denk aan: je klanten die over je praten op social media en voor de nodige social-proof zorgen.

• De belangrijkste groep: je werknemers!

Deze drie groepen vormen de brand community van jouw organisatie.

MAAK HET MERK STERK EN MANAGE HET

Landor (internationaal design- en strategiebureau) stelt dat de merkleiders meer gefocust zijn op de ‘wat-vraag’ in plaats van op de ‘waarom-vraag’ achter het merk. Ik geloof dat het heel belangrijk is dat de purpose duidelijk geformuleerd is. Dat een breder publiek zich hiermee kan identificeren. Maar vooral dat werknemers zich kunnen vinden in de purpose om zo dagelijks  ambassadeurs van het merk te zijn.

Nemen we genoeg risico? Of geven we ons merk genoeg ruimte om te ademen zonder afbreuk te doen aan het vertrouwde gevoel van het merk?

Loomy stelt in een artikel dat het merk meer flexibel moet zijn omdat het klaar moet zijn voor het volume van het aantal ontvangers van hun uitingen. Dit betekent dat de brand manager aan de slag moet met de volgende dingen:

1.   Stoppen als huisstijlpolitie

2.   Starten met luisteren

3.   Flexibel blijven

4.   Respect voor het ‘heilige’ stuk van het merk

5.   Medewerkers in staat te stellen om het merk te vinden en ermee te communiceren

6.   Samenwerkingen aanmoedigen

Zo zegt Loomy: ”Doe dit, om in ieder geval relevant te blijven als merk in de komende jaren.” Hieronder beschrijf ik één van die tips, die ook door Landor wordt onderschreven. Wees duidelijk welk deel van het merk heilig is en met welke merkelementen kan worden gespeeld.

DE HEILIGE ONDERDELEN VAN JE MERK

Welke onderdelen van je merk hebben prioriteit, oftewel: welke aspecten zijn heilig? Om die prioriteiten duidelijk neer te zetten voor het merk is het van belang een brand community op te zetten. Dit is een mooie eerste stap voor alle Corporates maar ook voor mkb-bedrijven, overheid- en zorginstellingen om hun prioriteiten voor het merk in te zetten.

Enkele voorbeelden van dingen die heilig zijn in relatie met je merk? Voor McDonald’s zijn dit de gouden bogen. Voor Nike is dat de swoosh, hoe deze ook wordt weergegeven. Het is zo’n sterk beeldmerk dat de kleur ervan bijna irrelevant is voor de herkenning. Andere voorbeelden zijn de altijd aanwezige sustainable message van Tony Chocolonely en de kleurencombinatie geel-blauw van IKEA.

WALL OF FAME

Een paar jaar geleden vertelde een brand manager mij een mooie oplossing die zij had gevonden om op een positieve manier het merk te ondersteunen. Ze zette maandelijkse meetings op met verschillende afdelingen die de communicatie verzorgden. Ze lieten hen voorbeelden meenemen om deze te bespreken en samen te bepalen in welke communicatiemiddelen het ‘heilige deel van het merk’ goed was vertaald. En hoe er op een positieve manier mee was geëxperimenteerd. Hier bewaarde ze de beste voorbeelden van om een wall of fame van te maken en deelde dit op de brand portal. Dit is een mooi staaltje omdenken en zij zag snel goede resultaten bij de teams die hieraan meededen.

Lees hoe je zelf zo'n wall of fame opstelt

KERNBOODSCHAP

Dit betekent dat de kern(boodschap) van het merk hetzelfde blijft, maar je het merk op verschillende manieren kunt delen. Een paar typische voorbeelden.

• Geluid of symbolen, denk aan de swoosh van Nike of het opstart geluid van Windows.

• Interpretatie van elementen. Welke elementen van het merk moeten ‘zwart-wit’ worden geïnterpreteerd en met welke elementen mag in het ‘grijze gebied’ worden bewogen? De vorm van de swoosh van Nike moet duidelijk zijn, maar wordt in verschillende materialen, kleuren of met schaduweffect weergegeven.

• Hoe kunnen we samen met het team nadenken over out-of-the-box-experimenten? Nike laat bijvoorbeeld volgers via Instagram volgers experimenteren met het merk op hun schoenen of kleding of door samenwerkingen aan te gaan. Denk aan Nike met Off-White.

Loomy geeft daarbij ook een goede tip om na te denken over ‘als dit, dan dat’-scenario’s en deze te omschrijven. Dit helpt de mensen om het merk op de juiste manier toe te passen.

Een voorbeeld hiervan kan zijn dat in een corporate video het logo altijd zichtbaar is rechtsonder in de film. Maar als er een intro of outro is dan vervalt deze regel.

LEES DE REST VAN HET ARTIKEL OP FRANKWATCHING.

Als zorgverlener heb je de dankbare taak om mensen te helpen. Als communicatieprofessional is het een prachtige taak om de buitenwereld te laten zien hoe jouw organisatie cliënten of patiënten helpt. Maar de communicatie rondom zorg ligt ontzettend gevoelig. Stel je eens voor; de familie van een overleden cliënt ziet een uiting met een foto van hun naaste. Deze plotselinge confrontatie wil je hen koste wat het kost besparen. Je leest in dit artikel hoe je dit voorkomt, door je grip op beeldmateriaal te vergroten.

Eenvoudig terug te vinden

'Toestemming’ is een van de belangrijkste grondslagen van de AVG. Daarnaast beschouwt de AVG foto’s als persoonsgegevens zodra mensen herkenbaar in beeld komen. Je zult dus niet alleen je beelden netjes moeten organiseren, maar ook de bijbehorende quitclaims (ook wel figurantenovereenkomsten, portret vrijwaringsverklaring of model release forms genoemd) moeten vastleggen. Hoe heb jij dat geregeld? Je kunt natuurlijk grote mappen bijhouden, met daarin papieren toestemmingsformulieren (ja dat gebeurt nog steeds), maar dat is niet erg praktisch. Een iets modernere werkwijze: de quitclaimformulieren opslaan op een lokale map.

Zoek je een voorbeeld van een quitclaim? Download een digitaal format.

Nadeel; je moet altijd nog handmatig uitvogelen welke beelden bij de desbetreffende quitclaim horen. En dan nog weet je niet in welke uitingen de beelden allemaal zijn gebruikt. Er is een slimmere optie.  

Een Digital Asset Management systeem (beter bekend als Mediabank) geeft jou de tools om beelden en gegevens goed te organiseren, zodat je in staat bent om gerelateerde uitingen uit de roulatie te halen. Zo'n systeem biedt je de mogelijkheid te werken met (digitale) quitclaims, die je koppelt aan de corresponderende beelden. Zo kun je aan de hand van de naam van de cliënt of patiënt beelden altijd terugvinden wanneer dit nodig is. Andersom kun je aan de hand van de foto de juiste quitclaim weer terugvinden. 

Dit heeft een aantal grote voordelen:

• Je voorkomt vervelende situaties, bijvoorbeeld; in het geval van overlijden, of het terugtrekken van toestemming, vind je uitingen eenvoudig terug en verkom je dat deze opnieuw worden gepubliceerd

• Je kunt eenvoudig beelden en gerelateerde uitingen aan de hand van de naam van de persoon terugvinden, zo houd je overzicht

• Je maakt het figuranten en jezelf makkelijk, door aan de hand van online formulieren toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal te verzamelen

• Het systeem stelt je in staat om de werklast te verdelen

• Bij een onverhoopt geschil, sta je juridisch sterk

• De quitclaims zijn nu opgeslagen in eigen beheer en niet bij een derde partij zoals een fotograaf

• Alle data zijn veilig en volledig conform AVG opgeslagen

Wist je dat wij doorlopend onze software doorontwikkelen, zodat de platforms van onze klanten voldoen aan de laatste wet- en regelgeving? Met onze ISO27001 certificering tonen we ieder jaar aan zuinig om te gaan met de data van onze klanten en onszelf.

Vele handen maken licht werk

Eerlijk is eerlijk: het bijhouden van quitclaims is niet het leukste klusje. Wel is het noodzakelijk om vervelende situaties te voorkomen. Het mooie is echter, dat de werklast prima te spreiden is over meerdere personen. Eerder hadden we het al even over de online formulieren die figuranten in staat stelt om hun toestemming digitaal aan te leveren; dit scheelt tijd, omdat je de hard copy formulieren nu niet in hoeft te scannen.

Wanneer je een professionele fotograaf inhuurt, kun je hem of haar vragen om het beeldmateriaal rechtstreeks in de Mediabank op te leveren. De fotograaf zal dan niet alleen de foto’s van de juiste metadata voorzien, maar je kunt hem ook vragen de quitclaims te koppelen aan de juiste beelden.

Mogen medewerkers van verschillende zorgunits beelden toevoegen? Vraag hen dan gelijk de personen juist te taggen, door de juiste quitclaims te koppelen. Nog beter: laat dit een voorwaarde zijn om beelden te mogen uploaden in de mediabank. Zo voorkom je een wildgroei aan beelden waarvan je oorsprong en figurant niet kent.

Het enige wat jou rest is dan het controleren en eventueel goedkeuren van de beelden voordat deze definitief geplaatst worden. Zo maak je er samen met je collega’s een group effort van. En je voorkomt nare situaties die de reputatie van jouw merk in gevaar brengen en worden naasten niet overrompeld door foto’s van hun geliefden op onverwachte plaatsen.

Stel je voor: ‘Alles voor een lach’ en vervolgens afgesnauwd worden door de klantenservicemedewerker. Niet wat je zou verwachten bij Coolblue. Zorgvuldig opgebouwde positieve associaties kunnen in rap tempo worden afgebroken. Maar hoe zorg je dan dat iedereen zich op een manier inzet die past bij het merk? 

Uit het bovenstaande voorbeeld blijkt maar weer dat een krachtige en consistente brand experience niet alleen de verantwoordelijkheid van communicatie, marketing en brand is, maar van de hele organisatie. Hoewel de genoemde afdelingen vaak de regisseurs zijn, zal de hele organisatie zich dus moeten inzetten om écht een memorabele beleving neer te zetten. Van de HR-professional tot de supportmedewerker en de zorgmedewerker tot de accountmanager. Iedereen verenigt zich rondom dezelfde doelen en treedt op dezelfde manier naar buiten. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

Tijdens de voorjaarseditie het Brand VIP Event deelden Univé, New Era Consultancy, Teldesign en Capital ID hun tips en tricks voor een ijzersterke kandidaat-, patiënt-, cliënt-, medewerker-, en klantreis. 

De tien belangrijkste tips en lessen hebben we voor je op een rijtje gezet.

1.     Een sterke Brand Experience (BX) loont. 96% van de klanten geeft aan dat het hun loyaliteit bevordert en 5x meer willend zijn om het merk aan te raden aan anderen (Forbes & Harvard Business Review);

2.     Zorg er eerst voor dat al je collega’s verliefd worden op je merk, pas dan kun je dit van je klanten verwachten (Simon Sinek);

3.     Communiceer intern glashelder waar je merk voor staat door middel van een Brand Experience kompas. Hierin komen onder andere de missie, belofte, kernwaarden, ambitie en de manier waarop je wilt dat de doelgroep je beleeft aan bod. En houd het kort, het liefst op één A4.

4.     Behandel je medewerkers hetzelfde, zo niet beter dan je klanten. Dat betekent dat ook touchpoints en middelen als loonstroken en arbeidsovereenkomsten in overeenstemming moeten zijn met de externe communicatiemiddelen.

5.     Voeg attente en verrassende momenten ook wel ‘Moments-of-Delight’ (MOD) toe aan de journey. Denk bijvoorbeeld aan het verpakkingsmateriaal van Coolblue met orginele uitspraken, of bouwtekeningen waarmee je de doos transformeert tot een kasteel voor je kat.

6.     Zorg intern voor betrokkenheid rondom het merk en de toepassing ervan. Wanneer je een Brand Portal hebt, breng hier dan alles onder wat te maken heeft met huisstijl, merk en design en informeer je collega’s met behulp van webinars en nieuwsbrieven;

7.     Vind de juiste balans tussen flexibiliteit en consistentie in de toepassing van de huisstijlrichtlijnen;

8.     Faciliteer collega’s en bied ze door marketing, merk, of communicatie goedgekeurde huisstijlsjablonen voor bijvoorbeeld social posts, posters en brochures. En vraag regelmatig welke middelen zij graag toegevoegd zien worden;

9.     Organiseer een centraal inspiratie platform waar medewerkers middelen kunnen bekijken die gelden als goede voorbeelden; 

10.  Denk ook aan de (visueel)beperkte leden van je doelgroep en houd rekening met de digi-toegankelijkheid.

Wil jij op de hoogte gehouden worden van meer van zulke waardevolle tips? Schrijf je dan hier in!

Bij hogeschool Saxion willen ze medewerkers en studenten optimaal faciliteren in het uitdragen van het merk. Annemarie, Adviseur Huisstijl & Projectmanager Stijlstudio Saxion: "Dan is het dus belangrijk om daarvoor de juiste tools te bieden. Om templates aan te reiken waarmee alle medewerkers uitingen kunnen maken die er ‘merkwaardig’ uitzien en zij zich kunnen focussen op de juiste inhoud.”

	Verbetering van kwaliteit van uitingen in huisstijl		Reductie in workload voor Stijlstudio (inhouse vormgeefbureau)		Merk wordt geladen vanuit hele organisatie

Zo maakt Saxion medewerkers en studenten communicatiever. Het doel? Medewerkers en studenten optimaal faciliteren in het uitdragen van het merk. In deze case lees je de aanpak van Saxion.

Tools om zelf aan de slag te gaan

‘De introductie van onze nieuwe huisstijl in 2019 bracht veel nieuwe informatie met zich mee waarover we de organisatie wilden informeren én bij betrekken. Maar een platform om al deze info te ontsluiten ontbrak’, aldus Annemarie Smidt, Adviseur Huisstijl & Projectmanager Stijlstudio van Saxion.

‘We hadden al een Brand Portal in gebruik via ons vaste ontwerpbureau, maar dat was zogezegd een light variant. We konden onze merk- en huisstijlinformatie delen, maar we hadden meer wensen en ambities, zoals een uitgebreide mediabank en de mogelijkheid om meer interactief en inspirerend te zijn.’ Met als belangrijkste doelstelling? ‘De organisatie communicatiever maken.’

Globaal zag het team van de Stijlstudio twee doelgroepen, bestaande uit ruim 3000 medewerkers en 27.000 studenten. ‘Als je die doelgroepen communicatiever wilt maken, dan moet je een stap verder gaan denken.’

‘Dat was het moment dat we zeiden: we moeten onze portal professionaliseren’. We zochten een platform dat heel praktisch en intuïtief te gebruiken is en waarmee we onze medewerkers en studenten de tools kunnen bieden om zelf aan de slag te gaan. Via een aanbesteding is de portal van Capital ID als best passende product uit de bus gekomen.’

‘Een Brand Portal die past bij ons merk’

Een belangrijke reden om voor Capital ID te kiezen was dat we de structuur en look-and-feel van de portal zelf konden customisen, zodat deze perfect past bij ons merk en uitstraling. Daarnaast moesten zowel studenten, medewerkers van de Dienst Marketing Communicatie (DMC) en medewerkers van de andere afdelingen toegang hebben tot afbeeldingen, video’s, logo’s en iconen. ‘Daarvoor is een uitgebreide Mediabank ingericht met een snelle en uitgebreide zoekfunctie’, vertelt Annemarie.

Elke gebruikersgroep navigeert nu eenvoudig door de inmiddels ruim 3.000 foto’s met behulp van zoekwoorden en ‘Saxion-specifieke’ filters. Zo filteren de communicatiecollega’s er eenvoudig campagnespecifieke foto’s uit, vindt een docent snel foto’s van haar opleiding en vindt de facilitair medewerker van locatie Enschede beelden van de campus.

Middelen zelf samenstellen

Het vastleggen van de huisstijlrichtlijnen en het ontsluiten van de mediabestanden waren de eerste stappen in het communicatiever maken van Saxion. ‘Dat, in combinatie met het ontwikkelen van templates waarmee onze medewerkers en studenten zelf aan de slag kunnen, daarin zagen we gewoon enorm veel mogelijkheden en kansen.’

Een organisatie waarin op veel plekken middelen worden gemaakt
Annemarie: ‘Wat Saxion typeert, maar misschien geldt dit in het algemeen voor hogescholen en universiteiten, is dat we als marketing- en communicatieafdeling een organisatie bedienen waar heel veel gecommuniceerd wordt. Denk alleen al aan alle communicatie richting medewerkers, of informatie over alle programma’s, regelingen en voorzieningen richting studenten.

PowerPoint is een voorbeeld van een middel dat hier heel veel wordt gebruikt. ‘Voordat ik bij Saxion werkte, dacht ik dat PowerPoint uitgestorven was. Inmiddels weet ik wel beter’, lacht Annemarie. ‘Dan wil je het liefst dat al die presentaties de juiste uitstraling hebben en goed laten zien dat Saxion de afzender is. Want hoewel we als Stijlstudio heel graag helpen, is het een utopie om te denken dat we in staat zijn om alle PowerPoints, op elk moment van de dag te ‘branden’.’

Dan is het dus belangrijk om daarvoor de juiste tools te bieden. Om templates aan te reiken waarmee alle medewerkers uitingen kunnen maken die er ‘merkwaardig’ uitzien en zij zich kunnen focussen op de juiste inhoud. Daarom bieden we een Brand Portal (lees alles over de functies van een Brand Portal) waarin een opleiding zelf een poster met tips over studeren kan maken, of waar studenten het juiste logo van Saxion kunnen vinden.

Zelf aan de slag, met templates

Waar Annemarie eindverantwoordelijk is voor de gehele portal, focust Project Manager Carla Beijering zich vooral op het onderdeel dat zij ‘Zelf aan de slag’ noemen. Binnen dit deel van de Brand Portal zijn ID Templates beschikbaar voor het maken van onder andere flyers, posters, uitnodigingen, kaarten, mokken en social posts. ‘Binnen Saxion waren er zo veel medewerkers die gewend waren om zelf een poster te maken. We attenderen hen nu op onze Templates’, geeft Carla aan. ‘De winst?  Zij hoeven niet op internet te zoeken naar een logo van Saxion, met de kans dat de resolutie slecht is of het een oud logo is, en zij kunnen zich focussen op hun expertise: de inhoud. Dat levert voor iedereen het beste resultaat op.’

Van bedrukte koffiemokken, Tony Chocolonely wikkels, en social posts, tot narrowcasting slides, wenskaarten, flyers en posters: iedereen kan binnen de Saxion Brand Portal professionele middelen maken. Ook zonder design skills. En ja, via de portal heb je wel te maken met wat beperkingen. Het is geen ‘vrijheid blijheid’, zoals bij Canva. De Stijlstudio legt voor ieder template het gebruik van kleuren, lettertypes, vlakverdelingen en ruimtes voor afbeeldingen vast. Medewerkers kunnen binnen die kaders zelf de teksten plaatsen en foto’s kiezen uit de Mediabank. ‘Dat klinkt misschien streng, maar je hebt uiteindelijk wel een veel beter product.’

‘Portal speelt een verbindende rol tussen afdelingen’

Hoe meer gebruikers hun weg weten te vinden naar de portal, hoe beter de algemene kwaliteit van uitingen wordt. Om die reden werken Annemarie en Carla samen met DMC-collega’s doorlopend aan initiatieven om de Saxion Brand Portal breder bekend te maken onder de 30.000 potentiële gebruikers en uit te breiden. Samenwerkingen spelen daarbij een belangrijke rol.

Dat de Brand Portal een verbindende rol tussen verschillende afdelingen speelt, beaamt Annemarie. ‘We kijken graag hoe we andere afdelingen kunnen helpen door een deel van hun werkzaamheden door de portal te laten lopen.’

Een voorbeeld van zo’n interne samenwerking is onder andere de repro, of Printfactory zoals die binnen Saxion wordt genoemd. ‘Zij kregen vaak verzoeken voor het maken van allerlei middelen, waar zij, vaak ook nog samen met ons als Stijlstudio, dan druk mee waren. Nu zijn ook zij er mee geholpen dat er naar het portal wordt verwezen. Mede daardoor wordt onze onderlinge samenwerking beter, werken we allemaal efficiënter en doet iedereen waar hij goed in is.’ 

‘Door samen te werken krijg je meer draagkracht, structuur en gebruikers van de portal. En het helpt de gebruikers in praktische zin, want ze zijn sneller op de juiste plek voor hun vraag, en het helpt ons de portal verder uit te rollen’, aldus Carla.

Tweeledige besparing van tijd- en geld

De impact van de invoering van de Brand Portal is volgens Annemarie tweeledig. Een tijd- en geldbesparing:

1.    binnen de Dienst Marketing- en Communicatie;
2.   onder de rest van de medewerkers en studenten.

 
‘Ook onze DMC-collega’s kunnen met behulp van de Brand Portal het verhaal over ons merk en onze huisstijl beter uitdragen. Zij wijzen bijvoorbeeld hun interne partners op de beschikbare templates en kunnen vragen over het logo, foto’s, sjablonen en andere tools sneller beantwoorden. We zien de Brand Portal dus ook zeker niet als een systeem dat alleen de Stijlstudio helpt, maar al onze DMC-collega’s.’

Voor medewerkers en studenten bevindt zich de winst op een ander vlak. ‘Ik schat dat de dagelijkse workload binnen de Stijlstudio, sinds de livegang van de Templates 5 maanden geleden, 5 tot 10% is verminderd, alleen doordat medewerkers eenvoudige middelen nu zelf maken via de Templates in de Brand Portal. Hoewel dat niet wereldschokkend klinkt, gaat dat omgerekend toch om een tijdsbesparing van 24 tot 48 minuten per dag per vormgever én projectmanager. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan face-to-face contact met collega’s voor de meer uitdagende en op maat ontworpen middelen en campagnes waar we echt meerwaarde kunnen creëren voor het merk Saxion.’

Loslaten

Annemarie was nauw betrokken bij de invoer van de nieuwe huisstijl van Saxion. Inherent aan het ‘loslaten van een huisstijl in een organisatie’ is een andere vorm van loslaten: namelijk het accepteren dat je nooit volledig grip kunt hebben op alle middelen die gemaakt worden. ‘Wanneer je een nieuwe huisstijl implementeert, probeer je heel erg aan het roer te staan van alle uitingen in de nieuwe stijl. Dat gaat, zoals ik altijd zeg van een beleidsstuk naar een sticker.

Maar het is een utopie om te denken dat we overal regie op kunnen houden. Onze Stijlstudio bestaat uit drie ontwerpers, we kunnen gewoonweg niet alle uitingen voor heel Saxion ontwerpen. Daarnaast moeten we de regie over wát er gecommuniceerd worden ook bij onze collega’s laten liggen. Zij zijn experts over de inhoud van hun vakgebied en zijn zelf inhoudelijk verantwoordelijk voor wat ze communiceren.’ Maar hoe bepaal je nou wat je wel en wat je niet loslaat? ‘We hebben een aantal globale criteria waarmee we bepalen of we middelen ‘loslaten’ en dus door collega’s zelf laten maken’ door deze als template aan te bieden. Dat doen we wanneer het gaat om:

1.  Enkelzijdige uitingen
2. Die niet organisatiebreed ingezet worden
3. Voor een kleine doelgroep interessant zijn
4. Een korte gebruiksduur hebben

‘We zijn er ook duidelijk in dat wij niet de experts over de inhoud zijn’, vertelt Annemarie. De opleidingen weten zelf veel beter wat zij moeten vertellen om studenten te binden en te boeien. Wij zorgen er met onze expertise, templates en tooling voor dat het merk op de juiste manier wordt uitgedragen. Zo hebben we een prima combinatie te pakken en versterken we elkaar alleen maar meer in onze communicatie naar als onze doelgroepen’.

Je maakt minder content dan je zou willen. Je frustratie over collega’s van vakafdelingen die zelf aan de knutsel gaan loopt geregeld hoog op. Grip houden op de uitgaande uitingen is bijna een functie op zich. Herkenbaar? Voor vele communicatieprofessionals bij gemeenten is het de dagelijkse realiteit. Hoe kan het toch dat de vraag naar communicatie blijft toenemen en de werkdruk oploopt?

De antwoorden op deze en andere vragen komen naar voren in de Gemeente Communicatie Monitor 2024/2025. Een onderzoek dat wij deden onder 117 deelnemers met een communicatiefunctie binnen gemeenten. Want we willen weten: hoe vergaat het communicatieprofessionals in gemeenteland? In dit artikel bespreek ik de meest opvallende uitkomsten. Namelijk: de toegenomen vraag, oplopende werkdruk, te weinig capaciteit en tijdrovende taken. Uiteraard geven we ook tips en hebben vakgenoten nuttige aanbevelingen. Benieuwd? Bekijk dan nu het volledige rapport.

Overvraagde teams

“Iedereen denkt in middelen en alles is belangrijk.” Duidelijk wordt dat binnen gemeentelijke organisaties sprake is van een enorme toename in de communicatievraag. “Ook social media willen ze overal voor inzetten.” Bijna 80% van de respondenten geeft aan het afgelopen jaar een toename te zien in de vraag naar content en communicatiemiddelen.

Communicatieteams te klein om vraag aan te kunnen

Dus de vraag naar content is behoorlijk gegroeid, zowel vanuit inwoner als vanuit de interne organisatie. Maar zijn de communicatieteams ook meegegroeid? Dat valt erg tegen als we kijken naar de cijfers. 69,3% van de ondervraagden geeft aan dat het team niet groot genoeg is om de vraag aan te kunnen.

Het gevoel dat er net één of twee paar handen tekort komt overheerst. 56% geeft aan dat het toevoegen van 1 fte aan het team de druk zou kunnen verlagen, terwijl 34% liever 2 fte toevoegt.

Tijdrovend: contentcreatie, begrijpelijke taal en correctiewerk

Waar zijn communicatieteams in gemeenteland dan het meeste van hun tijd wekelijks aan kwijt? Contentcreatie voert de lijst aan gevolgd door begrijpelijke taal en het corrigeren van uitingen van collega’s. Daarna volgt op plek 4 tot en met 7: strategie, de organisatie communicatiever maken, digitoegankelijkheid en de huisstijl borgen.

Dat de meeste tijd gaat naar het creëren van content past natuurlijk bij de trend dat gemeenten sneller en frequenter willen communiceren met hun omgeving. Te zien is dat het zorgen voor aansluiting bij die omgeving ook veel tijd kost, namelijk in de taak om begrijpelijke boodschappen te ontwikkelen.

Discussies over toepassing huisstijl

In de top 3 van tijdrovende taken staat het corrigeren van uitingen van collega’s. Het dilemma daarbij: enerzijds wil je als communicatieteam niet alles zelf doen en is het fijn dat collega’s zelf communiceren uit naam van de gemeente. Maar tegelijkertijd kom je dan ook op het punt dat je ziet dat dit niet altijd op de gewenste manier gebeurt.

Dat correctiewerk veel tijd opslokt sluit naadloos aan op het feit dat ruim 61% van de ondervraagden aangeeft dat collega’s, buiten de communicatieafdeling, de huisstijl niet correct toepassen. En bovendien lijkt in veel gevallen een communicatieprofessional niet te ontkomen aan een discussie over de correcte toepassing van de huisstijl. Want 30% heeft deze discussies namelijk ‘vaak’ met collega’s en nog eens 55% heeft ze ‘soms’.

Ruim 46% ervaart veel stress op het werk

Het goede nieuws is dat 54% weinig tot helemaal geen stress ervaart. Maar daartegenover staat dat ruim 46% aangeeft veel tot heel veel stress te ervaren in hun werk. Wat dus duidelijk wordt: de druk moet omlaag bij veel communicatiespecialisten bij Nederlandse gemeenten. Want de GCM-monitor laat ons zien dat de capaciteit van de teams niet is meegegroeid met het oplopende aantal communicatietaken. En daarbij komt dat de schaarse tijd deels op gaat aan discussies over toepassing van de huisstijl en het corrigeren van uitingen. Dat moet toch anders kunnen?

Het volledige rapport lezen? En erachter komen welke tips en aanbevelingen er in het rapport staan? Download de Gemeente Communicatie Monitor.

De gemeenteraadsverkiezingen zorgen voor een drukke periode. Meer nadruk op communicatie, snel schakelen en toch consistent informeren. Hoe pak je dat aan? Het liefst wil je alle communicatie in één herkenbare stijl. Zonder dat je veel tijd kwijt bent aan het vormgeefwerk.

Hoe voorkom je dan dat het communicatieteam overloopt? En de uitingen wel één uitstraling en goedgekeurd beeldmateriaal hebben? Het antwoord zit in het slim inzetten van twee onderdelen: een centrale beeldbank en templates. In dit artikel vertel ik over de mogelijkheden van een beeldbank en hoe je dit slim inzet.

Een beeldbank en templates tijdens de verkiezingen geven je het stukje regie wat je zoekt. Iedereen werkt vanuit dezelfde basis. Beeldbank, templates en huisstijlrichtlijnen: alles staat bij elkaar in één centraal systeem. Bij Capital ID merken we dat het collega’s buiten de communicatieafdeling helpt om zelf uitingen te maken en de juiste foto’s te vinden. Zonder de tussenkomst van het communicatieteam. En dat scheelt een hoop uitzoekwerk en ad-hoc vragen.

In dit blog laten we zien hoe je slim gebruik kunt maken van je beeldbank en templates.

1. Zet zoekwoorden slim in en voorkom ‘van internet geplukte’ afbeeldingen
2. Hou het behapbaar en verfijn zoektermen waar nodig
3. Werk met gemeente-specifieke filters
4. Gebruik goede templates om het nog makkelijker te maken

Liever even spieken bij een collega-gemeente? In 15 minuten geeft Laurens je een kort inkijkje in een beeldbank en de templates van een gemeente.

Zet zoekwoorden slim in

Met een centrale beeldbank help je jouw gemeente communicatiever te worden. Want de juiste inzet van beeldmateriaal is de basis voor een consistente uitstraling.

Hoe vaak gebeurt het niet dat een collega nietsvermoedend een beeld van internet plukt, zonder te letten op de copyrights? Of zelfs nog met het watermerk van een stockbureau erin? Dat wil je natuurlijk voorkomen. Een goed ingerichte beeldbank helpt daarbij.

Maar een beeldbank is pas waardevol als collega’s erin vinden wat ze zoeken. En dat begint bij de juiste zoekwoorden. Een eerste stap is dan ook nadenken welke zoektermen collega’s zouden gebruiken.

Begin eenvoudig en breed

Verplaats je in een collega die een poster voor het stembureau maakt. Die gaat niet zoeken op “verkiezingen-gerelateerde visualisatie”, maar op praktische termen: stembureau, verkiezing, gemeenteraad. Tag je beelden dus op een manier die aansluit bij het taalgebruik in de organisatie.

Gebruik eenvoudige zoektermen. Begin eerst breed: ‘stembureau’ ‘verkiezingen’

Voeg dan specifieke termen toe

Daarna kun je wat gerichter gaan werken. Door meer specifieke zoektermen toe te voegen aan je beelden. Bijvoorbeeld:

Opzoek naar een foto van een stembureau? Maar zonder mensen in beeld? Een foto van een stembiljet of het rode potlood op een stemlocatie kan dan passend zijn. Bekijk dus goed wat er op de betreffende foto te zien is. En verfijn die foto’s in je beeldbank met zoektermen als: ‘potlood’ ‘stemhokje’ ‘stembiljet’.

Zo kun je makkelijk en snel foto’s vinden met het bekende rode potlood.

Gemeente-specifieke filters gebruiken

Nog beter: werk ook met gemeente-specifieke filters. In een beeldbank werk je naast zoekwoorden met filtering. Zo zijn er filters voor locaties binnen de gemeente, voor bepaalde actualiteiten en voor plaatsnamen. Met deze filters zoek je dus heel specifiek.

Daarnaast zijn er ook algemene filters die je helpen bij het vinden van het juiste beeld. Denk bijvoorbeeld aan oriëntatie. Moet de foto staand, liggend of vierkant zijn?

Een tip uit de praktijk: hou het taggen van beelden behapbaar en breid uit waar nodig.

“In de beeldbank kun je zien op welke woorden collega’s zoeken, dus aan welke onderwerpen behoefte is. Blijf als team communicatie de beeldbank regelmatig aanvullen, zodat in uitingen passende en actuele foto’s worden gebruikt.”

Maak templates van de meest gebruikte middelen

De beeldbank inrichten scheelt jullie dus heel wat zoekvragen van collega’s. Je maakt het vervolgens nog makkelijker door een paar goede templates aan te bieden. Dan kun je snel, simpel, zelf uitingen maken in de huisstijl.

Per template leg je als team communicatie de uitgangspunten vast: welke kleuren, logo, lettertype, -grootte en vlakverdeling. Op die manier kader je de vorm en houd je regie op de uitstraling. En het geeft je de vrijheid om je moeiteloos op de inhoud te richten. Zo kan iedereen, ook zonder vormgeefkennis, zelf visuals voor social posts, een nieuwsbrief of uitnodigingen maken.

Gebruiken jullie speciale vormgeving tijdens de gemeenteraadsverkiezingen? Dan kun je ervoor kiezen om gericht een aantal verkiezingstemplates te maken: een poster voor stemlocaties, een speciale social media post. Alles al voorbereid in de juiste vorm en stijl. Zo houd je grip op de lay-out van de uitingen, maar beperk je niet wat collega’s kwijt kunnen.

Regie houden en consistente communicatie

Gemeenten die investeren in een beeldbank, met slimme zoekwoorden en filters, besparen structureel tijd. Want: minder ad-hoc verzoeken bij communicatie.

“Met templates is het niet nodig om externe vormgeefbureaus in te schakelen voor werk dat nu intern kan.”
Je werkt makkelijk samen in één systeem voor alle communicatie. Zo houd je de regie en maak je je collega’s communicatiever. En daar draait het uiteindelijk om: een betrouwbare, herkenbare uitstraling naar inwoners.

En die herkenbaarheid speelt tijdens verkiezingen een grote rol. Inwoners merken het wanneer een gemeente duidelijk en consistent communiceert. Vertrouwen bouw je niet op met één campagne, maar met het consequent doorvoeren van je huisstijl.

Even spieken bij een collega-gemeente?

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? In 15 minuten geeft Laurens je een kort inkijkje in een beeldbank en de templates van een collega-gemeente.

Plan een rondleiding in

Email marketing: it's a profession in its own right. In practice, attachments in Outlook are still often used, a lot of time is lost transferring images, and brand style guidelines are poorly adhered to. Not to mention GDPR compliance. It's time to share five reasons why adding an email tool to your Brand Portal can lead to less headache.

1. You make use of a single platform

If you're using a Media Bank and an external email tool, you've probably noticed that you keep downloading images from the Media Bank only to upload them again in the email tool. This is time-consuming and not the most enjoyable task.

By integrating ID Newsletter into your Brand Portal, you completely eliminate these time-consuming tasks. Your carefully compiled and maintained collection of images can be accessed directly from the email tool, making the uploading and downloading of photos unnecessary. Moreover, photos are optimized for use in email.

2. Control over image use

Besides the time loss we previously mentioned, maintaining control over the correct use of images is another sore point. Especially when several people are sending different newsletters, it's almost impossible to keep the images stored in an external tool "in sync" with the approved images in your Media Bank.

Additionally, it happens too often that people "shop" on Google for suitable photos. Especially users without a background in communication or marketing do not consider the usage rights of such images. And that can lead to unpleasant situations, or even claims.

ID Newsletter makes direct use of the approved images from your Media Bank. This way, you ensure that the images enhance your brand in the right way and prevent external images from sources like Google from being added to mailings.

3. No more worries about users who unsubscribe

How do you and your colleagues currently ensure that recipients can unsubscribe from your newsletter? Managing so-called opt-outs is often manual labor and almost impossible to handle. This while the GDPR mandates that users must be able to unsubscribe at any time.

When you activate the newsletter module in your Brand Portal, the process of unsubscribing from newsletters is secured. As a result, it's impossible to accidentally email recipients after they have unsubscribed, preventing spam complaints.

4. No specialist knowledge required

Mailchimp, ActiveCampaign, or Enormail; to be honest, they are beautiful, comprehensive tools, but not everyone is skilled in using them. As we previously mentioned: email marketing is a profession in its own right. In fact, some even make a science of it.

Our mantra is fast, simple, self. This means that everyone in your organization, regardless of their background or design skills, should be able to quickly, simply, and independently create expressions. This includes email newsletters. The brand style guidelines are already applied to all elements of your email newsletter, so even the least digitally skilled users can manage. And by "everyone," we mean everyone. Even your colleagues from account management, HR, or facility services can easily put together a professional newsletter, which you as a communication professional can only be proud of.

5. Comply with GDPR

To say the least, the privacy legislation within the EU does not exactly align with that of the United States. Our European GDPR (General Data Protection Regulation, or AVG in Dutch) prescribes, among other things, that personal data must be stored within the European Economic Area (EEA). And many email tools happen to have American roots and store their data on servers on American soil.

We consciously store all our customers' data on servers within the EU, so you don't have to worry about whether you comply with the GDPR on this aspect. Additionally, we are ISO27001 certified, and our Chief Information Security Officer (CISO) continuously and closely monitors our privacy and security protocols and processes.

Bonus: as a communication professional, you can confidently let other colleagues get to work

With the addition of ID Newsletter, you elevate your Brand Portal to a Communication Portal, so your colleagues, regardless of their department or experience with email tools, can quickly, simply, and independently send newsletters, campaigns, or internal mailings. This takes less off your shoulders, while you're still assured of the correct application of the brand style guidelines and offer your colleagues a professional alternative.

Want to see ID Newsletter live? Click here.

A Brand Portal or Communication Shop. You may have heard or seen something about it. Then you will also have wondered whether it is suitable for your organization. Possibly there is already a Sharepoint or some other kind of intranet, or a purchase is being considered. Sharepoint is the most frequently mentioned option for content & asset management but there are more options. That is why I made an article that will help you to create clarity about what option suits your organization best.

PURPOSE OF THE SOLUTION

Share point

Sharepoint is described as an online platform to manage and share knowledge and information. To stimulate collaboration and transformation. With the versatile CMS (Content Management) functionality, you can easily communicate information. With the extensive document management, you can work together efficiently on documents.

Brand portal

The goal of a Brand/Communication Portal is to provide everyone in the organization with tools so that they can create recognizable and professional content.

The CMS functionality is extremely suitable for recording brand, corporate identity or other communication guidelines. While the Media Repository is very useful for managing and accessing large amounts of media files. The template studio is ideal for applying guidelines and media files directly in content.

FEATURES FOR: RECORDING GUIDELINES & INFORMATION

Most of the similarities between the tools are on this part. Both Sharepoint and a Brand Portal offer CMS functionality, but there is a small difference. Sharepoint's is general, similar to a website CMS. The CMS functionality of a Brand Portal is specialized in introducing brand & corporate identity guidelines.

So both tools offer the ability to build web pages. But a Brand Portal offers additional options for brand guidelines recording by means of style elements such as: colour card, logo bank, fonts, etc. This gives a professional look to the reader.

But the main difference between the two tools is that with a brand portal you can easily give external parties, such as agencies and printers, a guest account. Permanent or temporary. They can then access the Brand Portal without needing a company account. With Sharepoint this is often cumbersome.

FEATURES FOR: STORING MANAGE AND SHARING ASSETS*

In Sharepoint it is possible to store photography, video's, logo's and similar media files. This can be done via a functionality that is comparable to your hard disk explorer. So the well-known folder structure.

With a Brand Portal you get away from the folder structure. Instead, an extensive metadata structure is used. This allows you to quickly find the right files with specific search filters and advanced search engine functionality. The endless searching through all kinds of folders is a thing of the past. This structure is also ideal for administrators of the Brand Portal, because they can use the metadata structure to keep control. For example, by working with automatic expiry dates of photography, or by only making images available to a specific user group.

FUNCTIONS FOR: APPLICATION** OF GUIDELINES

This part is missing from Sharepoint. Read here more about Brand Portal tooling with which you can easily create on-brand expressions, without design skills. Find out more about publishing online content from the Brand Portal here.

Conclusion

A Brand Portal and Sharepoint should not replace, but complement each other. A Sharepoint is often indispensable in your organization. Especially with sharing company information and collaborating on office documents. But to realize recognizable and professional communication from every position, a Sharepoint falls short. So it is best to place all brand building blocks for creating content in a Brand Portal. Here are our the three main conclusions:

• Sharepoint offers basic functionalities to easily share information and files with your organization. It is sufficient if you know the intranet very well and always know exactly what you are looking for. But if you don't know exactly what you're looking for or where to go, it can be very frustrating and time-consuming to find what you need. In addition, it is a major and continuous job for the administrators to keep the entire library AVG proof.
  
  

• You do not want to inhibit colleagues in their enthusiasm to communicate on behalf of the organization. That's why you probably only want to show the content that is relevant to them. Moreover, it is very error-prone if everyone has rights to use and/or modify everything. Sharepoint has a rights & roles structure. But with a Brand Portal you can fine-tune this per page, image or template. In addition, a Brand Portal contains workflows for approval and review.
  
  

• Making guidelines and files available does not guarantee that they are applied correctly. Office templates are very error-prone, and colleagues are still swimming too much in the possibilities. This is especially difficult if you don't have a background in communications. You can facilitate them optimally with smart house style templates from the Brand Portal.

TIP: Use a Sharepoint Connector from your Brand Portal solution. If one searches in Sharepoint for something that is actually in the brand portal, those results are shown via a link to the brand portal. Very handy!

Above you will find a schematic comparison of the most important features. With this overview, you can concretely indicate the differences between the two systems. Would you like to discuss this further? You can always schedule a moment to talk about is here!

'' Did you know that a Brand Portal saves up to an average of 25% to 30% in time for a marketing communication professional. If you also get started with a template module, it doesn't stop there. It turns out that no less than 68% of communication tools are reproductive. Ideal to convert to templates! “

* files like photography, video's, icons, created assets etc.

** brand & corporate identity guidelines are reflected in resources such as printed matter or social posts. Template technology has been developed to apply this correctly and uniformly.

We’re excited to announce an important step: Capital ID has become part of Spotler Group. This collaboration perfectly aligns with our ambition to help organizations capture their brand centrally, share it easily, and apply it consistently across all communications. By joining forces with Spotler Group, we can now do this on a larger scale and with even greater impact.

Why this choice?

Capital ID was founded in 2002 by Andrey and his co-founders. Since 2019, we’ve been working together as a team on our mission: providing organizations with the right tools to keep their communication always on-brand. To continue growing, it’s time for a new approach. By joining Spotler, we can offer our Brand Portal software even more professionally and instantly deliver more value to our customers.

“With Spotler, we can accelerate and expand our mission. For our customers, this means more possibilities, better integrations, and - when you want - a system where brand and marketing reinforce each other. We remain Cap as you know us, but with an extra dose of power.”
Gerben Bleijenburg - Commercial Director Capital ID

Who is Spotler Group?

Over the past few years, our paths crossed regularly. Spotler and Capital ID share the same vision: marketing technology should help organizations communicate smarter, more consistently, and more efficiently. That ultimately led to this step.

Spotler develops marketing software that makes it easy to connect with your audience in a data-driven way. Thousands of marketing and communication professionals across Europe use Spotler to reach their users, customers, or citizens via email, personalized web content, pop-ups, WhatsApp, and social media. One important aspect that was still missing? A central DAM solution. And that’s the addition we bring.

“Capital ID strengthens our ability to help customers manage their brand and content with confidence. The technology, the team, and the years of expertise fit perfectly with our ambitions and form a valuable addition to the broader Spotler product portfolio.”
Lee Chadwick - CEO Spotler Group

What does this mean for our customers?

In fact, very little changes for our customers: our Capital ID team remains the same, as does our software. The same applies to the legal entity, our service, privacy, and security arrangements. Contracts and terms also stay as they are.

What will change over time? You can continue to use Capital ID on its own, but soon our software will become even more powerful as part of a complete marketing solution with Spotler. Think of integrations between the ID Brand Portal and Spotler’s marketing tools, so brand management and marketing activation seamlessly connect.

Brand Asset Management

Taken together, ID Manager’s Brand Asset Management Solutions form a digital media hub. This hub is the central location for the supply, storage, processing, (re)use and distribution of information, digital files, components, inspiring examples, content and publications. The hub forms a bridge between content conversion, creation, reuse and omni-channel publication. It is also where you can quickly find the most up-to-date version of information and files.

Brand

The knowledge and information pertaining to the brand, the visual identity, tone of voice, visual and design languages, typography, colour and applications describe the application and use of the brand. When developing new content (website, email, narrow casting, video, e-commerce, for digital and social, but also packaging materials, POS materials and printed content), these aspects determine design and content. A strong brand is persuasive, present wherever you would expect it to be and consistent in its appearance. That knowledge, the rules and practical tips for its use are shared in the Brand Book.

Components

An asset is a possession that represents a value – in terms of costs and effort, uniqueness, property and, last but not least, brand value. A strong brand receives preference over the competition, justifies a premium price point and may expect loyalty from customers.
Digital Assets are digital files; Brand Assets are the brand’s familiar components in the form of digital files and information. Combined with templates, images, text, product data and information, this becomes the content that is ready for publication. The components with which to create content are available in the Media Bank.

Digital

Web, e-commerce, social media channels, email marketing, narrow casting: the Digital Style Guide provides access to all interactive elements that determine the user experience and are part of the brand experience. These interactive elements consist of JavaScript, HTML, CSS and online typography and are the primary source for User Experience Designers when developing applications in digital.

Inspiration

Pinterest, Tumblr, Instagram: these are just a few examples of online channels with which to create collections of things that interest and inspire us. The Inspiration Platform is the perfect place to do the same with the help of the various features of the platform. Inspiring examples of content, publications, images, video, audio and presentations are shared here, rated by users (Like) and made available for reuse.

Content

Anything the organisation creates and publishes for campaigns, sales, marketing and PR is managed in the Asset Bank. Extensive search and filter options, authorisations and previews make content easy to find. The content’s creator and source are listed, as are the purposes for which the content is used. Combined with the campaign calendar, it offers quick insight into the content and composition of campaigns.

Sharing is multiplying

The Brand Drive makes it easy to upload, share and download large files. Within the secure environment of the platform, teams can collaborate on content.

Platform

Brand or Digital Asset Management are used to support, safeguard and speed up a wide range of processes. The content is varied:

• Sharing knowledge, guidelines and information on the brand
• Artwork, logos, fonts
• Designs, formats, layouts
• Images, audio, video, 3D
• Interactive content
• Inspiring examples

Workflow and collaborating in creative teams

Workflow helps to support and speed up processes. Within ID Manager, we use workflow to facilitate collaboration and to structure processes. The platform can take over certain actions that used to be in the hands of an actual person. Some examples:

• Mass upload: the workflow assigns the project, supports the upload and the conversion to various file formats and assists with the adding of metadata
• Review, annotation and approval: the workflow helps with the evaluation, the giving of feedback and the approval of uploads prior to their release on the platform
• Distribution: the workflow handles the sending of collected files to one or multiple recipients
• Localisation and translation: translators receive the request to translate content via the workflow.
• Integration and enrichment

ERP and/or PLM systems often provide a basic set of information, which needs to be enriched for marketing and publication purposes. ID Manager’s workflow facilitates the enrichment of product information with e.g.

• Images, video, audio, interactive content
• Product information (in multiple languages, SKU, relationships)
• Brand-, region- and market- or client-specific information
• Information about the origin, the use, the agency, etcetera

Conversion

For images, as well as for video, it can be highly efficient to automate the demand for different versions and file formats. The Media Bank facilitates e.g. the following conversions:

• File conversion: e.g. from EPS (outline of vector) to a JPG or from Word to PDF
• Colour space conversion: e.g. RGB (digital) to CMYK (offset)
• Profiling: the adding or using of an ICC colour profile, for example to make the final result suitable for its intended application
• Compression: making an image smaller (fewer pixels)
• Video conversion: from 4K video to MP4 for mobile use
• Image processing: adding a watermark, cropping, adding brand style elements and overlays.

Creation

The components from the Media Bank (templates, images, logo) are used for the creation of content and made available to the user online. The result is saved (after an optional approval process) and made ready for publication. Publications are made with ID Manager’s Content Creation and Publication modules.

If you are curious about whether the digital media hub can benefit your department or organisation, feel free to contact us or sign up for a free demo.

Many users have access to a large number of (web) applications within the organisation. Security requirements are becoming increasingly strict and users must set up a user name and password for each application. In practice, this might require someone to memorise and enter the login details of more than ten different applications. That is neither effective nor desirable!

• Manually inputting login details is time-consuming and not particularly user-friendly
• The helpdesk receives requests to reset forgotten passwords for users on a daily basis. As a result, neither the support department nor the employee are productive during that time.
• Most applications require their password to be changed from time to time. Besides annoying users, this also leads to the following point, namely:
• Users employ unsafe methods to help them remember their passwords, such as writing them on a sticky note or on a piece of paper hidden under their keyboard

Single Sign On (SSO)

A Single Sign On (SSO) solution ensures that users only have to log in once, after which the various applications handle the remaining login procedures automatically. It is also possible to restrict a certain end user’s access to the entire network at the click of a central button, for example when an employee leaves the organisation. SSO also ensures that newly purchased applications are accepted more quickly, because it eliminates the problem of having to memorise yet another new password.

ID Manager SSO connector

Capital ID therefore developed an SSO connector for SAML (ADFS) AND OAuth for ID Manager to allow our software to work with the Enterprise SSO solutions. The investment for SSO depends on the SSO solution being used and the amount of procedural customization that is required. The authentication is set up in such a way that, if you wish, logging in without SSO (e.g. by external parties such as advertising agencies) is possible alongside logging in with SSO (e.g. by employees).

English coming soon.

An event is not possible without a clear event website. A central place where you entice your invitees to visit your event, offer them relevant information and where they can leave their RSVP. But creating a well-performing event site is not that easy. We have listed 8 conditions that your event site must really meet.

1.      Signing up should work flawlessly
The main purpose of your event site is to give people the opportunity to sign up for your event. Make sure this is as simple as possible and use clear calls-to-actions such as: sign up quickly!

2.     Mobile friendly
Perhaps an open door in these times, but not always self-evident: of course your website must work well on mobile devices.

3.     Clear program and location information
Clearly indicate what time the program starts, ends and where the event takes place. A nice map from Google Maps always helps, so invitees can even plan a route from your event site.

4.      Introduce your speakers
Give your event a face and introduce your speaker, chairman or host.

5.      Branding is like a common thread for your event
Make sure you implement the corporate identity properly on the event site, so that the brand experience with your guests is optimal from the first moment.

6.      Registration option for break-out sessions
In addition to the option to register for the event, you want to give your guests the opportunity to register for parallel sessions.

7.      Quick to fill, without the intervention of a web builder
Time is money. The result is undoubtedly fantastic when you let a web builder go wild, but in general you need some patience before your site is live. In addition, there is a lot of time in the attunement and you already had so much to do. How nice would it be to be able to do it yourself and choose an existing, on-brand base and reuse it?

8.      Insight into statistics
You can only manage on results when you have insight into statistics. How many visitors have been to your event site and how many of them have registered? This allows you to quickly identify any improvements so that you can improve the experience of your guests and increase the number of registrations.

BONUS

9.      Impression of the previous edition
Social-proof has enormous persuasiveness. By posting an impression in the form of photos or videos, you show who preceded your guests during the previous edition of your event. Perhaps you awaken a beautiful memory in someone who has been before. In short; it might just give visitors that last push to sign up.

10.  Make sure registrants automatically receive confirmations

Actually, this condition does not belong in the bonus conditions. It makes your life a lot easier. Nobody likes repetitive chores, so why send the same email to visitors over and over, if you can do it automatically. This way you have time for other things.

Hopefully, these tips will get you off to a flying start in setting up your event website for your next event. Are you curious about how to demonstrate the success of your next event? Then take a look at our white paper '8 KPIs & Statistics to measure the success of events'.

Sorry, this article is in English only.

We believe in the power of templates. They are there to promote consistency and efficiency, but sometimes they can also feel limiting. For this reason, we have introduced various functionalities. In this article, you’ll learn how to create truly flexible templates using these features.

Solutions Consultant Niels Veldman shares three tricks to give your templates the necessary flexibility:

1. Template Variants (to prevent a proliferation of templates)
2. Conditional Elements
3. Scalable Text

Create variants

By creating variants, we don’t mean an endless list of templates. It’s easy to lose the forest for the trees that way. Instead, we advocate for smartly linking different template variants to a master template. What do we mean by that?

This means that users of your portal won’t have to sift through a huge list of templates and will experience more flexibility when filling in the template.

“It gives you the flexibility to effortlessly switch from one layout to another without losing your already entered content,” says Niels. “If you decide halfway through creating a square social media post that you want to switch to a 1200 x 627 pixels variant, you can do so with a click of a button. Your image is cropped, and your title and logo are positioned correctly.” Convenient, right?

Here are a few examples. You could offer social media templates in your Brand Portal as follows:

• Social post 1200 x 627
• Social post 627 x 1200
• Social post 1080 x 1080
• Social post 1200 x 1200

Now imagine also linking different formats, such as a post for job vacancies, one for events, and one for a whitepaper. You get the idea: it quickly becomes overwhelming.

One Template, Multiple Layouts

We prefer to let users choose the type of post they want to create, such as an event invitation, an introduction of a new employee, or a job vacancy post. Let’s choose the last one to visually demonstrate how this looks.

The result is that now only one template is visible, linked to four formats. That clears things up nicely.

Ensure flexibility in layout

Another example, now for print. Suppose you’re writing an A5 flyer and realize you need more space for your text. You can easily change the size and layout from A5 to A4.

Conditional elements

“When you try to build flexibility into templates, you’ll inevitably face new challenges. For instance, you might want to give employees the option to display or hide their phone number on their business card. What do you do with that nice ‘phone icon’ if no number is entered?

With conditional elements, you link the phone number input field to the icon in the business card template. If that input field is empty, the icon is automatically hidden.”

Scalable text; when it almost fits

Another common frustration with templates is “when the text just doesn’t fit.” It’s annoying, we understand. “That’s why we recommend always setting a range for font size when creating a template in our Template Builder.”

You can, for example, add a slider that allows the user to adjust the text size within the set boundaries, or you can let the system do it automatically. Super handy and it saves a lot of frustration.

Balance between flexibility and consistency

Niels: “We’re always looking for a good balance between flexibility and maintaining consistency. With Template Variants, you increase the scalability and flexibility of your templates. And you give the end-user choices. This ensures a pleasant and more flexible experience for your end-users, with a consistent output as a result.” Win-win.

Want to see these features live? Schedule your demo now.

Your team is convinced of the advantages of a software tool. As a team, you agree that it will have a positive impact on the organization. But you are not there yet.

You will also have to convince the management or the board. And that is not easy. Pitching a product is not something you do every day. It also means investing extra time in addition to your regular tasks. That's why I lend you a hand. In this article, I explain how you can best approach making a business case. With Brand Portal software as an example, of course 😉.

Why a business case

The purpose of a business case is to gain support and approval for a project or purchase. Approval is mainly concerned with: the budget, the deployment of resources (e.g. personnel hours) and application of the product. In addition, it ensures that everyone is on the same page and therefore has the same expectations.

Stakeholder management

Convincing stakeholders is the most important part of your business case. They provide support. So try to map them carefully. You can then tailor the argumentation to their needs.

The communication team is of course an important stakeholder. But purchasing department is also essential. They are usually the "buyer" of the product. They often have standard procedures for purchasing products or services. Therefore, engage them at an early stage. It is a shame and annoying if you have already invested a lot of time in the orientation, but then it turns out that you have to assess three suppliers, or that there is no budget available.

A third important stakeholder is IT. They will also have standard requirements for new software tooling. They determine the position of the tool in relation to the existing systems. Often there is already a Sharepoint or other kind of intranet. Read more about the differences between an intranet solution and a Brand Portal in this article. IT will, among other things, look critically at the reason for using “another extra application”.

Tip: ask your (potential) supplier which connections are possible.

The substantiation

Start with a short but powerful substantiation. This can be done in writing, but introducing it first through an oral presentation works even better. Answer at least the following questions in your argumentation:

• What are the problems we experience?

• Why do we need to fix this now? What is the risk if we continue with the current working method?

• Why this solution?

• Why this product/supplier?

• Short description of the solution, what is it and what does it do?

Working out the costs

Cost is of course an important part. We express the costs in terms of time and money. In this section, I am talking about direct costs and indirect costs. Also called hard and soft costs.

Indirect costs that you have to incur as an organization when using a Brand Portal solution are:

1. Education and training

The end user does not need any training to use the tool. Yet, it is important to help them on their way. Your organization is adopting a new working method. This always leads to organization-specific questions.

For example, you want to make it clear that in the future people can use images from the media bank instead of their own local storage. And that the style guidelines in the portal are now leading instead of those in the local PDF guide. Or people want to add a photo themselves, but have insufficient rights to do so. Who can they contact about this? And so there are even more possible questions to consider. The answers to these questions can be found in the Help Center of the portal.

2. Content Fill

Apart from the functionality, you will receive the portal “empty”. So you can fill the portal yourself with your own content. Often this content is already available. Think of corporate identity guidelines or media files such as images. You can easily transfer this. This also applies to the templates. Although the templates have to be set up, the design of the templates is usually based on existing designs.

What mainly takes the most time is: making choices. Do you want to completely copy all content from the current style guide? Or should only the essential topics be described? And what metadata do you want to capture when an image is added to the media bank? How do you categorize the templates, so that everyone quickly finds the right template? Which user groups are allowed/not allowed to see components? All choices that affect the adoption rate of the user group. Including mutual consultation time, this is the most intensive part of the implementation. If you tackle this quickly and effectively, you will have a ready-made portal in no time.

3. Adoption

The portal is now filled with material and content. The next goal is to get your colleagues to use the tool. So they have to adopt a new way of working. That is what makes the portal a real success. In this phase you will set up communication to introduce the user group to the system.

4. Use

On the one hand, the goal is to get many returning visitors, but on the other hand you want to prevent them from being in the portal for a long consecutive time. Because the faster you find the right file or have made an expression, the faster you can continue with your work. So this is where the time saving comes in. As a result, you spend less time in the portal than in Sharepoint, intranet, InDesign, Word or any other predecessor system.

Of course, the portal administrators will spend a little more time in the portal. Typical administrative tasks are:

• Make adjustments to the digital house style guide;

• Upload/approve photography for the media bank;

• Modify or deactivate templates.

The direct costs

The quotation

These are the costs stated on the quotation. When your proposal is approved, it will be included in the annual budget. Therefore, communicate the annual costs to management. This is the monthly amount x twelve, plus the one-time implementation costs. The investment is therefore lower in the second year because the one-off costs then disappear.

Work out the return of investment (ROI)

It is essential to justify the costs to be incurred. At the beginning of the business case, you already explained some results. These are, for example: self-reliance, a communicative organization, more grip and control, consistent brand & corporate identity used, and so on. But to convince your management, the measurable results are just as important. These are the benefits that you can express in time and money. For example, for a brand & communication portal, these are measurable results:

Avoid external agency costs. You can realize 60% to 70% of all design/layout work with templates. For only 30% you will need creative/conceptual design. If you rarely use a design agency and therefore prepare everything internally, you can use that 60% to 70% as direct time savings on internal communication hours.

Optimal use of existing photography and resources. A lot of valuable material is lost or is only used by a small part of the organization. Due to the lack of automated recycle/lifecycle management, unnecessary new material is ordered or made.

Reduce or shorten manual tasks such as finding media files uploading, managing and sharing photography formatting in Word or InDesign. For example, a communication employee saves an average of 30% time with a well-organized media bank. For a regular employee, this is 10% to 15%.

Hopefully it helps you further. If you want to exchange thoughts about this, feel free to reserve a moment in my agenda.

Clearly structuring your content is as important as ever. However, it is still useful to have a search feature available. Capital ID has developed its search engine to make searching for – and especially finding – content within the various ID Manager solutions easier. New features include grouping content into categories and the option to exclude items from the search.

How does it work for the user?

Simple: when you start the search engine, you will see a list of all possible results. Next to this list, you can select categories to refine the search and only include results from e.g. the Digital Style Guide, Media Bank, Brand Book or Design Management. For each category, a specific view mode is possible. Images, for example, are shown as thumbnails with metadata, while results from the Brand Book come in the form of text. The number of results is displayed consistently.

How does it work for the administrator?

The administrator can define the categories via the System Manager and customise a range of other settings, such as specifying which solutions or modules to search through. Naturally, we can apply search in a client-specific context to e.g. find various types of content within a certain section.

If you would like to know more about what the possibilities are for your organisation, feel free to contact us or sign up for a free demo. 

Are you A COMMUNICATIons STRATEgist, networker, and transitions hero?

Does this sound familiar? You are 80% brand manager and/or communications professional, and 20% Product Owner of the Brand Portal. But is that even possible? Is that the recipe for success?

What are your most important tasks as Brand Portal Product Owner?

A Product Owner essentially makes sure that the Brand Portal contains all elements needed to work with the brand. From clear brand guidelines to such foundations as photography, InDesign files, PowerPoint templates, Word formats, etc. – and ensuring that this data is kept up-to-date in an easily accessible and shareable form. The latter part does not come automatically! Whichever tool you choose: logically chosen key words in your navigation + organisation specific queries (metadata) are, in fact, crucial, and often unique to your organisation. In addition, you continually explore the possibilities for continued development. For example, have a look at Rabobank’s position after years of work on their CommunicationShop or use the model below as a support.

NEtworking and positioning

Additionally, you will need to move around within your organisation, connecting with people/departments/locations/countries/agencies and showing them the advantages. Because it is important that colleagues and their departments begin to embed the Brand Portal into their working method which, like so many things, will not happen automatically. The power of repetition, and the position of the Brand Portal in the organisation are therefore crucial.

Formulation propositions and smart communications

So, preferably, you should answer the question of ‘what is in it for them’ for each major target group (refer to the User Communications Whitepaper for more information). Then, you can formulate a value proposition per target group, and communicate the right perspectives. For example: marketeers are often uninterested in brand guidelines. Improving campaign conversion rates, on the other hand…

By using the perspective of ‘consistent communication for improved campaign conversion’, you are sure to pique marketeer interest. And remember to repeat this message as often as you can to avoid “the forgetting curve”! Speaking of which:

There has been a great deal of research into the workings of the human brain. Herman Ebbinghaus (1885, Ebbinghaus) identified scientific evidence for the learning curve, also known as “the forgetting curve”. If you learn something new, but then never repeat or practice what you have learned, the associated knowledge will ebb away. The results of this scientific study can be used to improve the efficiency of recollection to this day:

1. Make your information as relevant as possible (first ensure comprehension, establishing links, possibly using a mnemonic) before implanting it. Consider, for example, creating value propositions for your target group(s);

2. Use audio/visual aids, such as of infographics on how to implement the Brand Portal;

3. Schedule a repetition of the information quickly following the first implantation round in particular, and then spread them out further as time goes on. Implement a nurture sequence/Onboarding Flow, for example automated emails with information and teasers to activate people;

4. Better to implant information in four sessions of fifteen minutes (at different points in time) then one session of sixty minutes. That is why our Brand Portal Onboarding Flows are particularly effective in combatting “the forgetting curve”.

Which talents are required to maximise your potential in this role?

Are you able to position and work out target group propositions, and are you a natural networker and digital native with the stamina needed to effect a lasting transition/behavioural change? Then you are probably the ideal Brand Portal Product Owner! You inspire people and create brand thinkers in your organisation. What an outstanding job!

How much time does it take?

Once the organisation becomes convinced of the added value of the brand for business results, a Brand Portal is an ideal vehicle for practical implementation. However, it is not merely a matter of implementing technology – strategic considerations of activation and continually enticing colleagues and departments is the most time-consuming (and, in my opinion, best) part of the brand/communications professional’s role. My advice: set aside at least 50% of your time (20 hours) for your role as Brand Product Owner to ensure success. Anything less, and you will not have the time you need to proactively implement your role, nor to make optimum use of your skills to make it a success!

DON’T WORK HARDER, WORK SMARTER!

Obviously, I understand that this is not always a realistic option, but I do want to challenge you to embed your Brand Portal activities in your work. For example, schedule brand activation on meeting agendas as a standard item. Or include a bit of content on Brand Portal functionality in the company newsletter. This way, you are not going out of your way to perform new activities while still paying attention to the activation of the Brand Portal – in turn having a positive effect on your work’s identity. Don’t work harder, work smarter!

Another little tip: A Tiny Habit can help to remind people of the Brand Portal. Developed by BJ Fogg at Stanford University, the Tiny Habit method takes little time, while allowing for a huge impact on people’s lives.

For example, after each discussion on MarCom, always ask: “How easy is it for you to work with our brand?”.

You will see that this results in many new leads for improving the relevance of the Brand Portal to your target group! For now, have fun – and if you ever need a sounding board about what to do next, let us know!

The people in your organisation communicate. Every day, through different channels. So it is best to ensure that every expression reinforces your brand in a constructive way. Increasing brand recognition: that is what you strive for. Especially in highly saturated markets, this is invaluable. A digital corporate identity manual, also called a Brand Book, helps you with this in different ways.

IMPROVING CLARITY AND COHERENCE OF THE BRAND

We are all used to being bombarded with expressions every day. I will spare you the story about the amount of stimuli we have to process daily, because it is clear: we are constantly confronted with brands. Messages find their way to our retina or eardrums via smartphones, computers, billboards and car radios. Consciously and unconsciously. With all of that noise, you have to find a way to stand out. To achieve this, you will need to be recognisable and adhere to the corporate identity in an unambiguous way.

But clarity is so much more than just visual identity. Of course, it is important that certain visual brand elements are reflected to help with brand recognition, but above all, expressions and interactions with the brand should feel familiar. This is what we call brand coherence. There must he a logical and recognisable coherence between communication expressions. This requires a clear brand positioning, as well as support and knowledge within the organisation.

Technology in the form of a Brand Portal is an excellent way to load employees with the right brand story and increase their knowledge of the brand and its application. By formulating a clear brand story with brand values, you bring strategy and operation closer together. By offering writing guides and describing work processes, you guarantee a desired way of working and communicating. You can do this with text and image, but also with video and audio. By describing why corporate identity guidelines are so important to the organisation, you develop understanding and increase the chance they will be complied with.

Have you designed the brand section of your Brand Portal in a smart and thoughtful way? Then you can also use it to better onboard new employees. After all: winning externally is starting internally.

BRIEFING DESIGNERS MORE EASILY AND CLEARLY

By recording the corporate identity guidelines, you not only ensure that employees know what to expect, but that it is easier for designers to create expressions for your brand. Briefing takes less time, because you can focus more on the content and less on the form. By including clear do’s and don’ts in the manual, you also avoid unnecessary iterations, which not only saves costs, but also works better for you and the designer. 

PDF OR BRAND BOOK

Fortunately, the overly thick corporate identity manuals have gone into paper recycling some time ago and are now serving as newspapers and egg cartons. Corporate identity guidelines are now mostly distributed digitally. After designing the corporate style, you neatly receive a pdf from your designer which you can distribute internally.

An important advantage of working with a digital corporate identity manual, or Brand Book as we call it, on a brand platform, relative to the use of PDFs, is the manageability. Visual identity is a dynamic concept. It is alive and must be able to move with new developments. For instance, when the strategy of the brand changes, the corporate identity may no longer fit with the visual presentation of the company. In that case, a rebranding project will need to be initiated, after which everyone should know how to apply the new corporate identity rules.

Or think of more reactive situations when, due to external factors such as legislation, changes need to be made to the corporate style or the application of these new rules needs to be explained to the people within the organisation. An example of this is the mandatory ‘Geld lenen kost geld’ (Borrowing money costs money) disclaimer of the AFM (The Dutch Authority for the Financial Markets).

Ensure content is in accordance with regulations and legislation

Suppose that due to one of the reasons above, you are required to distribute a new version of the pdf amongst colleagues. Not impossible, but the chance of someone accidentally using the old version on their laptop disk is great. You can avoid this problem with a digital corporate identity manual that is published on a brand platform, your ‘single source of truth’. This way, you only have to implement changes in one place, and better yet: you can ask the design agency to also describe the new application of the corporate style in the digital corporate identity manual. This means you no longer have to worry about version management and different PDFs floating around on colleagues’ laptops.

RULES ARE RULES; NOT ALWAYS SIMPLE

Fair is fair: the application of all those corporate identity rules is not always easy. Do you want to further promote the correct application of the corporate identity guidelines? Then Dynamic Templates offer the solution. These convenient templates have all corporate style rules neatly built in. You can compare this to a CMS for a website: you add text and it automatically appears in the right font, the right colour and the right size. Do you want to try this for yourself? Request a demo account here.

Once the marketing or communication department has chosen a content strategy for its client communication, campaigns or corporate communication, the next step is to create the content itself. When creating high-quality content, several issues have to be considered. How do you record what content needs to be created, who will be responsible for producing this content, how can you make sure the deadline is met and that the content meets internal and external guidelines (e.g. corporate style guidelines, usage rights or advertising legislation) and the specifications of the channel through which you want to publish?

When dealing with these issues, the added value of a proper process and an effective tool can help your marketing and communication department efficiently create the desired impact.

How might the aforementioned issues best be facilitated and safeguarded?

Assignments for the creation of content

Content creation usually consists of several components. For example, in addition to the client, designers, photographers, translators and copywriters may also be involved in the process.
A good marketing operations management (MOM) solution makes it possible to send out various types of projects in a standardised manner, e.g. the adding of new photographic material to the image database, the supply of new designs or the creation of your communication content.

For each project, you can quickly and easily add stakeholders, campaigns, budgets, deadlines, preferred suppliers and lead times. A workflow facilitates the acceptance, review and handling of the project by the various stakeholders.

Content creation

There are many different forms of communication content. The challenge is to keep all this content unified and consistent in order to optimise your brand experience and communicative strength. To do so, you make use of corporate style guidelines. Whenever content is being created, it is important to continuously make sure this content complies with the style guidelines and other compliancy requirements.

One of the aspects a MOM platform facilitates is recording – together with the client – these corporate style guidelines and other business rules in templates for the different forms of communication content for both web and print. Think of e.g. advertisements, posters, flyers, brochures, magazines, business cards, newsletters, online magazines, Facebook and Twitter messages, YouTube videos, press releases and even entire action sites.

The design and business rules for your content are all recorded in a template. All that is left to do is to add text and images. This results in a significant cost reduction, because it eliminates the process of working with a designer to edit and format your content. Your content is on-brand and complies with your internal and external advertising regulations processes.

Omni-channel distribution of your created content

After your content has been created – regardless of whether you used a template or whether a designer supplied the file – you want to evaluate the work and then distribute it. These processes are also ideally suited for automation. With the help of workflow, the created content can be evaluated, annotated and tested for compliance with applicable regulations.

In a workflow, you decide how and when to distribute your content; digital or in print, on what type of paper, from which printer, which social media channel, via email, etcetera. The options are virtually limitless.

All content can instantly be made ready for publication in a MOM solution. For offline content, the right colour conversion is applied depending on the type of paper that will be used. As a client, you will have constant insight into the entire process from initial briefing to creation and distribution. The printer will automatically receive files that meet their delivery specifications.

Advantages of automating your content creation process

• Control over the creation and publication process
• Easily and quickly publish content on the market
• Shorter lead times
• Easy reuse of previously created content
• On-brand
• Cost reductions
• Safeguarding of risk, governance and compliancy (RGC)

If you are curious about how this method might benefit your department or brand, feel free to contact us or sign up for a free demo!

A solid brand is as important as having wings on an airplane. In times of good and bad economic conditions, your brand leads the way to bottom-line results. At least that is where we, hopefully, can agree upon as brand leaders. So let's dive into the fun stuff of making your brand dreams come true.

Your brand is a strategic enabler

Your brand is a strategic enabler to achieve company goals. It is not just eye candy. Therefore, a sound brand strategy and implementation to achieve streamlined brand operations throughout the organisation is crucial. As a basis are three main reasons:

1. We want to inspire and facilitate colleagues to work on our common goal;

2. We want to efficiently deploy and manage our brand in local markets;

3. We want to build a data set to show what value brand management brings to the organisation to ensure continuous investment in the brand.

During one of our Brand VIP Events, brand leaders discussed the following statement: consider if setting common goals is a better idea rather than chasing one culture. “If culture matters so much, why do we claim that it’s best to shape one single culture (read the learnings of the event). This inherently means abandoning existing cultures. Ask yourself if, in your particular case, it would be better to find a positive flow and common ground than to swim upstream.

How to achieve smooth brand operations

During a (re)branding project, right after the strategic/design phase, an impact analysis is conducted by agencies specialised in making an inventory of all visual brand touch points. They do this to give you a rough calculation of the required budget and propose ways of organising your brand transition.

What they often forget to do is analyse the impact on operations and their (digital) transition. The human factor is often underexposed, which makes it hard to get people on your side during the rebranding, especially when trying to embed the brand (strategy) in the organisation for the long term. Some ideas to both connect the visual and human touch points:

• Analyse which visual and human brand touch point are crucial for rebranding, our Rebranding Cheat Sheet can help you with that

• Educate the people that work with the brand (Brand Community) so interaction with all the brand touch points are top notch #brandcoherency

• Digitise the ‘visual touch points’ while overhauling your brand materials to make working with the brand easier on a global and local level and get insights/data on how the brand is being used #brandconsistency #digitaltransformation

Setting your brand governance before rebranding

Start with the Brand Governance structure before implementing your new brand. The role of brand governance is to ensure that brands are presented consistently, that guidelines are properly executed, that rules are followed (Landor, 2017). The people you need to rebrand are the Brand Governance Structure - or more popularly said, your Brand Community.

See how you can facilitate and automate the process of (re)branding, sharing knowledge, guidelines and create a self-service platform to enable your workforce to work with the brand. In this way, talking with your brand community becomes easier and budget conversation can be backed up by the data/insights that you have collected. By doing so, you will smoothen your way forward. #brandaccountability

Digital Brand Management Maturity Model helps you to set the ambition level in combination with the organisation maturity. Good food for discussion

During the same Brand VIP session, Professor Emeritus dr. ing. Jacques Reijniers MBA (Nyenrode University), who is seasoned in making purchasing strategies work for multinationals, advised us to “provide a clear, consistent and honest context of the strategic urgency of the rebranding” in order to onboard people with our strategic initiative and making them understand the ‘why’.

Unleash positive energy of making the brand successful

The strategic part of branding is mostly being seen as the fun part. But if you ask me, the translation to operations is what really makes the difference and where the fun kicks in. A great example is Rabobank: they are very active in helping their brand community to work with the brand using technology. In their own words:

“Our most important task is still to motivate our colleagues to use the CommunicatieShop as much as possible. Whether you work in Communication, as a controller or in the IT department: the platform is designed to add value for anyone. We contribute significantly to the brand consistency and to effective and unified methods within the organisation and, mainly online, we are able to mitigate many (security) risks with the help of clear solutions”

 Rabobank CommunicationShop (the whole case: ‘Why all Rabobank communication is handled via a single platform') is a great example of a successful translation from strategy to operations. Resulting in a more consistent and coherent brand, while streamlining processes and enhancing job satisfaction of employees.

Connecting people from over the world to work together and making the company/brand a success, unleashes a big amount of positive energy! Yes, some of them will resist, but most people are more than willing to walk the journey with you if success awaits at the horizon.

Twice a year we organize a Brand VIP Event at a beautiful location somewhere in the Netherlands. An event where we invite all customer teams to listen to interesting speakers, to interact with colleagues Brand Portal owners and to enjoy a delicious meal together. In this way, we help our customer teams to optimize their Brand Portal, and we help with strategic thinking on topics such as Brand Portal implementation and corporate identity monitoring.

The theme of the last edition of the event was: managing your brand and corporate identity. A corporate identity gives your organization a character, something that distinguishes you from the competition and with which you show the outside world who you are. This makes it very important to ensure that the corporate identity is implemented consistently by all employees of the organization. This way you prevent incorrect use of the corporate identity or the brand. 

Managing the corporate identity in a large organization and building a strong brand

We discussed the complexity of managing a corporate identity in a large organization with different departments, and how strong brands can be the basis of connection and progress. How do you optimally use your brand to create a community that helps you achieve your goals?

Of course, we did not do this alone. Especially for this occasion we have asked speakers from the field to share their experiences with us: Maren Wiersma and Milou Kempers. Maren is a senior adviser on Rijkshuisstijl and senior image adviser at the Ministry of General Affairs. Milou is a designer and brand strategist at Morskieft Designers. Both experts in their field. Maren is responsible for the corporate identity in all departments of the national government (and there are quite a few) and Milou is an expert in the field of branding and design. They both gave a great presentation, with a lot of interesting but also useful information for the customer teams. To put all the information from their presentations in this article would be at bit too much. But don't worry, because for everyone who couldn't be there, we made a top 3 of the takeaways from both presentations.

Takeaways Maren | central government

Maren told us that managing a corporate identity in a large organization with many different departments, each with their own identity, can sometimes be quite a challenge.

These are her takeaways:

1. Give space in applying the corporate identity. Assess whether the cohesion of the elements radiate the right brand values, guard the brand not a corporate identity.

2. Keep moving within the framework of your corporate identity and brand identity. Embrace innovation, and keep looking critically at your guidelines. In addition, do not focus too much on individual expressions, but look at the totality of expressions that are made.

3. It is important to continue to ventilate the importance of your corporate identity. It conveys your identity, ensures clarity and reliability. Be a corporate identity help desk instead of a corporate identity police.

Takeaways Milou | Morskift Designers

Milou told us all about a strong brand and how you can best use it.

Below, you can read her three takeaways:

1. Your brand is always a combination of communication, form, and behaviour. You can still have your visual identity in order, but only if this is really an extension of your communication and behaviour will you be able to live up to your brand experience.

2. Make sure you make clear choices on every part of your visual identity. This ensures that you can play with these elements in logo, colour, shape, typography, and image to optimally use them on every medium and channel.

3. Be bold! Sometimes dare to make the exciting choice. As a brand, you want to stand out (appropriately) and stand out. That only works if you dare to go for an unconventional choice. If nobody hates it, nobody really loves it. And those lovers, are your brand ambassadors!

Maren and Milou's tips are very valuable for every communication department and can help you a long way. However, it can sometimes be quite a job to keep everything running smoothly. Tired of playing corporate identity police and want to get the most out of your brand? We can help you with that. Schedule a meeting with one of our specialists and discover what a Brand Portal can do for you.

Op 13 mei organiseerden wij het Brand VIP Event. Communicatieprofessionals uit verschillende branches kwamen samen in Amersfoort. Het doel van deze dag was helder: onze klanten echt samenbrengen & ze met een werktank vol échte inspiratie naar huis laten gaan.

Programma Highlights

Nieuw: Speeddates  

Deze Brand VIP voor het eerst: de speeddates tussen Brand Portal gebruikers. Op deze manier konden jullie daadwerkelijk tips en ervaringen met elkaar delen. We zagen direct mooie gesprekken ontstaan, er werd volop kennis uitgewisseld en meegekeken in elkaars Brand Portals. Erg leuk om te zien! Uit de evaluaties blijkt dat jullie ook de meerwaarde zien in deze speeddates. Dank voor de suggesties voor een volgende editie – gaan we mee aan de slag.

Ferry van PPT Solutions: Presentatietips en PowerPoint

Ferry deelde waardevolle inzichten over presentatietechnieken en het strategisch gebruik van PowerPoint. Zijn kernboodschap: "PowerPoint is vaak het eerste wat je ziet van een bedrijf, maar het laatste waar organisaties écht aandacht aan besteden."

Belangrijkste takeaways:

• Het Picture Superiority Effect: gesproken woord heeft 10% retentie, maar gesproken woord mét beeld bereikt 65%
• Gebruik UX-principes zoals het Z-patroon voor optimale kijkrichting
• Goede slides? Maximaal 5 bullets / Korte kernwoorden / Arial, Calibri of Segoe UI / Fontgrootte: 30 punten, >20 / Zorg voor een hoog contrast
• PowerPoint wordt steeds meer gebruikt als rapportage- en verslagtool, niet alleen voor presentaties
• Maak daarom onderscheid tussen leesdocumenten (magazinestijl: kolommen/kleinere afbeeldingen) en presentatiedocumenten. Want mensen kunnen niet lezen en luisteren tegelijkertijd.

UWV: Succesvolle Huisstijl-aanscherping

Frédérique en Christine van UWV gaven een kijkje in hun recente huisstijl-aanscherping project.

Aanleiding voor de verscherping:

• Vorige huisstijl was niet toegankelijk en sloot niet aan bij het gebruik
• Grote verschillen tussen print en digitale huisstijl, daardoor miste het herkenbaarheid
• Wetgeving dwong tot betere toegankelijkheid/WCAG-richtlijnen (contrast, bedienbaar, harde scheiding tussen beeld en tekst)

Belangrijkste veranderingen:

• Mobile first benadering
• Toevoeging van een tweede merkkleur
• Nieuwe typografie – eigen letter laten ontwikkelen
• Betere integratie tussen print en digitaal Implementatie – ook het Communicatieportaal is vernieuwd:
• Liftposters en screensavers – om gebruiker te bereiken
• Interne online nieuwsbrief over merk en huisstijl – zo krijgen gebruikers updates
• Trainingen en webinars over huisstijlgebruik & het Communicatieportaal (deze zijn zichtbaar in de agenda op Intranet)
• Vraag uit de zaal: Doorontwikkeling en aansluiten op behoefte van gebruikers? “We blijven in gesprek, halen actief feedback op, bijvoorbeeld door interviews met eindgebruikers.”
• Tip van UWV: maak "Bekijk ook"-linkjes voor relevante informatie binnen je portaal

Features, tips en tricks

Onze Solutions Consultants Matthijs, Niels en Martijn gaven jullie demo’s en updates over onze Brand Portal software: 

• Templates met Word output: ‘s Heeren Loo gebruikt dit zodat zorgprofessionals zonder (volledige) Office licentie toch brieven in de huisstijl kunnen maken
• Figma Embed: Mogelijkheid om Figma-ontwerpen in het huisstijlportaal te tonen (Tip vanuit Zilveren Kruis: het figma-document moet wel opengesteld zijn, anders is het niet zichtbaar voor iedereen)
• Social Media post element: Nieuwe toevoeging aan stijlpagina's. Ideaal voor het geven van een visueel voorbeeld van een post op Facebook, X of LinkedIn.
• Collecties aanmaken: Zo houd je eenvoudig media van een speciale campagne of een terugkerend thema bij elkaar. Voor samenwerking met externe bureaus en collega's, benaderbaar via URL
• Verder: Nieuwsbrief Templates: demo van de nieuwe versie met WYSIWYG-functionaliteit, URL verkorter en QR-code aanmaken

No matter which device you use, Capital ID’s solutions are responsive. You will always see exactly what you need to see to do your work effectively.

What is responsive (web) design?

Responsive web design means that the layout, but also e.g. the typography, adjusts to the size of the screen used to view the website. The goal is to offer a consistently optimal user experience on both desktops and mobile devices. Depending on the available screen area, relevant content is selected and users must be able to navigate with ease, regardless of what device they use. Images, scaled relatively, are made larger or smaller as necessary. The layout can also account for the screen orientation.

How does it work?

No matter how commonplace this functionality is, setting it up takes time. The (landing) pages must be set up with tilting points. Capital ID has opted for the Foundation Framework developed by Zurb in order to properly support this behaviour. Foundation employs the “mobile first” principle, which starts with the smallest screen and then scales up the design and the available features as the size of the device being used increases. The advantage of this method is that it directs focus towards the essential content, which is displayed properly no matter what.

If you would like to know more, sign up for a free demo!

The Dutch Government was looking for a single online platform to effectively inform, facilitate, and inspire both internal and external users about the branding of the Dutch Government. They chose Capital ID's Brand Portal software.

Maren Wiersma, Senior Advisor for Visual Communication, stated, "The recognizability of the Dutch Government is crucial for us to achieve our goals. Recognizing our communication helps establish our credibility. With a clear Dutch Government identity consistently conveyed in the right manner, we enhance our visibility."

The Dutch Government utilizes various Brand Portal modules, including the ID Brand Book, ID Templates, and the ID Media Bank.

Read the full article on Adformatie for more details.
 

Sorry this article is in English only.

Brand Portal, brand portal, communication portal, marketing portal; the beast is given many names. But what exactly is it and what functionality is included in a Brand Portal? You can read it in this blog.

A central place for employees and external parties

With a Brand Portal you ensure that everyone inside and outside the organization can work with the brand in the right way. In this way you structurally promote the consistency of the expressions that go out into the world on behalf of your organization.
Do you recognize that? The frustration you feel when you come across an expression of your organization 'in the wild' and whose house style is not right. Whether it concerns a bus shelter in a bus shelter, a post on social media or an internal PowerPoint presentation; your organization must be presented as well as possible. That is why every brand needs a platform where all brand expressions can be managed and shared. In such a platform you lay down guidelines for digital and offline use. This way everyone knows how your house style comes into its own. You show the most beautiful examples, which inspire people to work on a coherent brand. You call such a platform a Brand Portal or marketing communication portal.

Five core functionalities

Basically, a Brand Portal has at least the two functions below:

1. Informing about and capturing the brand;
2. Store, manage and share digital assets (brand building blocks);

When the functionality below is added to the Brand Portal, it is also sometimes referred to as a marketing communication portal.

3. Creation of resources with templates;
4. Managing marketing and/or communication processes;
5. Publishing content to different channels.

Before you start looking for a Brand Portal, it is important to clarify the objectives. Based on this, you can easily determine which functionality is relevant to the strategy that your organization is focusing on. In the blog 'Why would you want to use a Brand Portal?' you can read more about the different strategies and objectives.