nl EN

Resources

Bol.com: 'Mensen onderschatten wat een goed uitnodigingstraject inhoudt'

Met onze Event Management Solution zorgen we er samen met partner Evite voor dat events niet alleen van A tot Z worden ontzorgd, ze stralen uniformiteit uit en er wordt niets aan het toeval overgelaten. Zo ook bij de events van bol.com. 'Eventmanagers reiken we een complete set tools aan om grip te krijgen op de organisatie van hun events: van begin tot einde'

Dit artikel is gepubliceerd op Events.nl.

Je keynote speaker staat klaar in de coulissen, de keuken is op schema, maar de gasten moeten nu toch echt wel plaatsnemen wil alles warm worden geserveerd. Ondertussen zijn de VIP's nog niet allemaal aangemeld en krijg je te horen dat er een file op de dichtstbijzijnde afslag naar de snelweg staat. En hoe zit het met die no shows? 

ALLES IN ÉÉN

Nergens zijn er deadlines zoals die in de evenementenbranche. Met de Event Management Solution van Capital ID schuif je de stress die bij een beetje event komt kijken zo goed als compleet van tafel. Deze all in one oplossing verstuurt gepersonaliseerde save the dates, uitnodigingen, reminders, follow ups en uiteindelijk ook evaluaties. Per event maak je in een handomdraai informatieve websites waarop alle informatie te vinden is en deelnemers terecht kunnen voor hun rsvp. Je slaat er foto's op, maakt er badges mee: you name it. Dit alles in de huisstijl van jouw bedrijf en/of specifieke event. Dat alles in samenwerking met de expertise op het gebied van invitatiemanagement van strategischpartner en invitatiemanagementbedrijf Evite. 

PARTNERS

Ook bol.com maakt gebruik van de Event Management Solution van Capital ID en de diensten van Evite. In september van dit jaar was de aftrap voor deze samenwerking in de vorm van Impact Dag 2019, een intern event voor bol.com-medewerkers en het event De winkel van de Toekomst, voor partners en leveranciers. Marleen van Es-Nijhuis, Event Manager bij bol.com, was eindverantwoordelijke voor beide evenementen. Ze kijkt tevreden terug op de samenwerking. “Capital ID kwam in beeld toen we voor deze events zowel een event portal als een brand portal nodig hadden.” Tijdens de events maakten zowel Capital ID als Evite duidelijk waar ze uiteindelijk voor staan: ontzorgen. Marleen: “Wat ik sterk vind is dat als we om 9 uur met een plenaire vergadering beginnen en we zien dat door verkeersdrukte om 8.50 uur nog niet alle gasten aanwezig zijn, Evite direct anticipeert en bijvoorbeeld een bericht stuurt met 'De koffie staat klaar, we wachten op je'. Je weet bovendien dat er geen rij staat bij de registratie, alles gaat vlekkeloos.” Dat ontzorgingstraject gaat hand in hand met de Event Management Solution, waarmee onder andere door middel van een app en een QR-code aanwezigen en no shows worden geregistreerd. Daarvoor is Tim van der Weerd, Solution Consult van Capital ID, samen met zijn team verantwoordelijk. “Eventmanagers reiken we eenvoudig te gebruiken tools aan om grip te krijgen op de organisatie van hun events: van begin tot einde.”

Marleen van Es - Nijhuis - Event Manager - Bol.com
Marleen van Es - Nijhuis - Event Manager - Bol.com

 

TERUGBLIKKEN

Want ook ná het event gaat de Event Management Solution door. Marleen: “Voor ons is het belangrijk om inzichtelijk te maken wie er wel en niet waren, en waarom, zodat we hier in de toekomst ook op kunnen sturen. Dat onderzoeken we met deze nieuwe techniek steeds verder.” Omdat Capital ID alle software aanpast op de klantbehoefte, is regelmatig evalueren ook voor hen van belang. Voor bol.com is dat tailor made aspect van belang. “Per event merken we dat er meer wensen en behoeftes zijn”, aldus Marleen. “Dat varieert van tweetaligheid tot de mogelijkheid om je bezoekers een evaluatie in de vorm van een vragenlijst te sturen.” Partner Evite ziet als geen ander in waarom dit onderdeel van een invitatietraject het verschil maakt. Arthur Linssen, managing director van Evite: “Veel softwarebouwers denken vanuit de tool. Maar de klant heeft een behoefte en Capital ID is in staat daarop in te spelen, dat maakt ze uniek.” Marleen vult aan: “Voor ons is daarnaast ook de IT security erg belangrijk. Als grote online speler zijn we enorm kritisch op dat gebied, het is dan ook een van de redenen waarom we voor Capital ID hebben gekozen.”

BRANDING

De lijm van je evenement is zonder twijfel de branding. Het zorgt voor een eenduidig beeld, een conceptuele vertaling en het functioneert als visitekaartje van je bedrijf, aldus Marleen. “Branding is van fundamenteel belang tijdens een event. Voor mij is het cruciaal dat alle events die we organiseren uniformiteit uitstralen. Maar het draait niet alleen om de bol.com branding, het gaat ook om de thematiek tijdens het event: goede branding zet kracht bij.” Capital ID lanceerde in november 2019 de Brand Portal voor bol.com, hierin zijn onder andere de logo's, het beeldmateriaal, de stijlgids, het lettertype en de kleuren van de online speler te vinden. Iedere medewerker kan er een uniforme e-mailhandtekening aanmaken of bijvoorbeeld de richtlijnen voor fotografie opzoeken. In de toekomst wordt het zelfs mogelijk om er een complete campagne mee samen te stellen. Tim: “Voor ons is het essentieel dat de website, de mails eigenlijk alle middelen on brand zijn. Dat is onze business: alles moet tot in detail kloppen.”

Bol.com Impact Day 2019
Bol.com Impact Day 2019

100 PROCENT BOL.COM

Dat de samenwerking tussen Capital ID en Evite tot een bijzonder product voor bol.com heeft geleid, beaamt ook Arthur. “Met elkaar zijn we tot een uniek product gekomen. Er zijn meerdere tool suppliers met een laag instaptarief: zij geven je een inlog en een wachtwoord maar je moet zelf het invitatiemanagement vormgeven. Ook al heb je dat een paar keer gedaan, het echt goed doen vraagt om expertise. Maak je gebruik van de Event Management Solution voor een klein event, dan doe je dat in relatief korte tijd en alles is 100 procent bol.com. Maar wil je meer; dan zijn Capital ID en ook Evite maar een belletje verwijderd.” Marleen: “Een van onze kernwaarden is: elke dag beter. Dat moet ook blijken in de evenementen die we organiseren. Door te evalueren blijft het verbeteren een continu proces. Evite en Capital ID ontzorgen hierin en zijn er voor support 'on the job'. Ik kan iedereen die professionaliteit aanraden. Mensen onderschatten wat een goed uitnodigingstraject inhoudt, én wat je ermee kunt bereiken.”

Ontdek meer over onze Event Management Solution.

Capital ID maakt gebruik van functionele, analytische en tracking cookies om jouw ervaring te verbeteren, om informatie te kunnen analyseren en relevante content aan te bieden.
Klik hiernaast op 'Accepteren' om deze te accepteren, of lees hier ons
 privacy beleid.   AccepterenAfwijzen